Multi-sede: cómo gestionar el fichaje de equipos distribuidos

Si tu empresa tiene más de una localización física —ya sean oficinas, tiendas, franquicias, talleres o restaurantes— el control horario se complica rápido. Cada sede tiene su propio horario, festivos locales, responsables, y a veces hasta convenio colectivo distinto.

Esta guía explica cómo estructurar todo esto sin que se convierta en un caos administrativo.

Cuándo necesitas multi-sede

Multi-sede no es solo "tengo dos oficinas". Te aplica si:

• Tienes varias direcciones físicas donde trabaja gente.
• Diferentes responsables gestionan cada localización.
• Festivos locales varían entre sedes (la patrona de Sevilla no es la de Bilbao).
• Convenios colectivos diferentes según comunidad autónoma o sector.
• Geolocalización por sede distinta (cada local tiene sus coordenadas).
• Quieres filtrar reportes por sede sin mezclar datos.

Si tu situación encaja, sigue leyendo. Si solo tienes una oficina y todos van a la misma dirección, te basta con la configuración estándar de cualquier software.

Casos típicos donde el multi-sede es crítico

Restaurantes con varios locales

3 restaurantes en la misma ciudad. Cada uno tiene cocina, sala y dirección. El gerente del local A no debe ver los fichajes del local B (privacidad y operativa). Pero la dueña de la marca quiere ver el resumen consolidado de los tres.

Solución multi-sede: cada restaurante es una sede. El gerente tiene rol "admin de sede" — solo ve los suyos. La dueña tiene rol "superadmin" y ve todo.

Cadena de retail / franquicias

10 tiendas repartidas por España. Cada tienda tiene 4-8 personas. El encargado de cada tienda gestiona vacaciones y fichajes solo de su equipo.

Solución multi-sede: 10 sedes, 10 encargados con rol limitado a su sede, 1 superadmin (oficina central) con visión global.

Empresa con HQ + oficinas regionales

Oficina central en Madrid (40 personas), oficinas en Barcelona, Valencia y Sevilla (10-15 cada una). Todo el equipo es de la misma empresa, pero los días festivos locales varían.

Solución multi-sede: 4 sedes, festivos locales por comunidad autónoma activados automáticamente, vacaciones gestionadas centralmente desde Madrid.

Talleres con jornadas distintas

Empresa de mantenimiento con 3 talleres. Cada taller abre a horas distintas (uno a las 7:00, otro a las 8:00). Hay tablet compartida con NFC en cada taller.

Solución multi-sede: cada taller es una sede con su propio horario, su propia tablet con dispositivos NFC asignados a sus trabajadores, y geolocalización activada para que solo puedan fichar quienes están físicamente allí.

Cómo estructurar tu multi-sede en 4 pasos

Paso 1: Define las sedes

Cada sede debe tener:

• Nombre claro: "Tienda Madrid Centro", "Restaurante Sabadell", "Oficina Bilbao".
• Dirección física: para festivos locales y geolocalización.
• Responsable: persona admin de esa sede.

Decisión clave: una sede normalmente equivale a una localización física, no a un departamento. Si tienes "ventas" y "marketing" en la misma oficina, son departamentos (paso 2), no sedes diferentes.

Paso 2: Define los departamentos dentro de cada sede

Dentro de cada sede, agrupa por departamentos:

• Restaurante Madrid: Cocina, Sala, Barra.
• Tienda Bilbao: Caja, Reposición, Manager.
• Oficina Barcelona: Comercial, Administración, Marketing.

Los departamentos no son obligatorios — si tu sede tiene 5 personas y todos hacen de todo, no necesitas departamentos. Pero ayudan en filtros y horarios distintos.

Paso 3: Configura festivos por sede

Aquí está la magia del multi-sede. La normativa española establece 3 niveles de festivos:

1. Nacionales (ej. 25 de diciembre, 1 de enero): aplican a todas las sedes.
2. Autonómicos (ej. 11 de septiembre en Cataluña, 23 de abril en Aragón): aplican solo a las sedes en esa comunidad.
3. Locales (ej. fiestas patronales del municipio): aplican solo a las sedes de ese municipio.

Un buen software de multi-sede:

• Importa automáticamente los festivos oficiales por comunidad y municipio.
• Permite añadir festivos manuales (puente empresarial, cierre por reforma).
• Marca cada festivo con la sede afectada para que solo los trabajadores de esa sede tengan el día como no laborable.

QWorker hace esto por defecto: seleccionas la comunidad de cada sede y los festivos se cargan automáticamente.

Paso 4: Asigna trabajadores a sedes

Cada trabajador pertenece a:

• Una sede principal (donde trabaja físicamente la mayoría del tiempo).
• Un departamento (opcional).

Si un trabajador rota entre sedes (poco común pero ocurre), normalmente se le asigna a su sede "base" y el sistema permite excepciones puntuales.

Geolocalización por sede

Si quieres restringir desde dónde se puede fichar (ej. para que un trabajador del local A no fiche desde su casa "estoy en el restaurante", cuando no), la geolocalización por sede es el mecanismo:

• Cada sede tiene coordenadas GPS y un radio configurable (ej. 50 metros alrededor del restaurante).
• Cuando el trabajador hace clic en "fichar", el navegador o app comprueba su posición.
• Si está dentro del radio, el fichaje se acepta. Si no, se rechaza.

Importante: la geolocalización en el fichaje es legal pero requiere informar al trabajador (RGPD). En esta guía explicamos qué dice la AEPD sobre el tema y cómo cumplir.

Permisos: quién ve qué

Con multi-sede, la gestión de permisos es crítica:

Rol	Qué ve y puede hacer
Trabajador	Solo sus propios fichajes y vacaciones.
Admin de sede	Todos los trabajadores de su sede. Puede aprobar vacaciones, editar fichajes y ver reportes solo de los suyos.
Admin global / superadmin	Todos los trabajadores y sedes. Configura sedes, departamentos, festivos y permisos.
Distribuidor / mayorista (si aplica)	Visibilidad agregada de sus empresas cliente, sin acceso a datos individuales.

Configura estos roles desde el principio. Cambiar permisos a posteriori una vez que ya hay trabajadores activos es engorroso.

Reportes consolidados

Una vez todo configurado, deberías poder generar al instante:

• Horas trabajadas por sede en un mes (para comparar productividad).
• Asistencia por sede (% de fichajes a tiempo).
• Horas extra por sede (control de costes).
• Vacaciones por sede (planificación de plantilla).
• Resumen consolidado (todas las sedes juntas).

Sin reportes consolidados, multi-sede deja de tener sentido — pierdes la ventaja de centralizar la gestión.

Errores comunes en multi-sede

1. Crear sedes para departamentos

Confundir "sede" con "departamento" complica la estructura sin aportar nada. Si todos están en la misma dirección física, es una sede con varios departamentos, no varias sedes.

2. No actualizar las direcciones

Si una tienda se traslada de calle, hay que actualizar la dirección en la sede. Si no, los festivos locales seguirán apuntando al municipio antiguo.

3. Permisos demasiado abiertos

El admin de la tienda Madrid no debería ver los fichajes de Bilbao. Apertura excesiva de permisos = problemas con RGPD y privacidad interna.

4. Olvidarse de un festivo local

Si la patrona del pueblo donde tienes la sede es no laborable y no la marcas, el sistema marca como "absentismo" un día que era libre. Importar festivos automáticamente lo evita.

Preguntas frecuentes

¿Multi-sede tiene coste extra?

Depende del software. En QWorker, multi-sede está incluido en el plan Pro sin coste por sede adicional. En otros softwares se factura por sede o por trabajador con un mark-up.

¿Puedo tener trabajadores en dos sedes a la vez?

Sí, pero solo uno será su "principal". Los trabajadores con jornadas en varias sedes (tipo comerciales que rotan) suelen quedarse en su sede de oficina central.

¿Y si abro una sede nueva?

Se añade en cualquier momento. Importa la dirección, asigna trabajadores, importa festivos locales, listo en 10 minutos.

¿Funciona para franquicias con dueños distintos?

No directamente. Si cada franquicia es una empresa fiscalmente independiente, cada una necesita su propia cuenta. Las cuentas multi-empresa (un único panel para varias empresas) son funcionalidad enterprise.

Conclusión

Multi-sede bien estructurado convierte una pesadilla operativa en algo manejable. La regla: una sede = una localización física, departamentos para subdividir, permisos por rol, festivos automáticos.

QWorker incluye multi-sede sin coste extra en el plan Pro. Si tu empresa va a abrir nuevas sedes en los próximos meses, mejor empezar con un sistema que escale que migrar después.