Permiso de nacimiento y cuidado del menor: guía para tu empresa

Si en tu plantilla hay algún nacimiento, adopción o acogimiento, es probable que ya hayas tramitado un permiso de nacimiento y cuidado del menor de más semanas de las que recordabas. Desde el verano de 2025 el permiso ya no son 16 semanas por progenitor, sino 19, y desde enero de 2026 hay además dos semanas nuevas que se pueden pedir de forma suelta hasta que el hijo o la hija cumple 8 años. Para un departamento de RRHH sin perfil jurídico, esto se traduce en más solicitudes, más ausencias que registrar y más dudas sobre plazos y trámites.

En esta guía explicamos, a fecha de septiembre de 2026, qué dice la norma vigente, cómo se reparten las semanas, qué debe hacer tu empresa en cada fase y cómo reflejarlo correctamente en tu sistema de control de ausencias.

Qué cambió con el Real Decreto-ley 9/2025

El Real Decreto-ley 9/2025, de 29 de julio, publicado en el BOE el 30 de julio de 2025 y en vigor desde el 31 de julio de 2025, modificó el Estatuto de los Trabajadores para ampliar el permiso por nacimiento y cuidado del menor de 16 a 19 semanas por progenitor. La norma se aplica a nacimientos, adopciones, guardas con fines de adopción y acogimientos producidos desde el 2 de agosto de 2024, con carácter retroactivo para las familias que ya habían disfrutado del permiso anterior de 16 semanas.

Esto no es una propuesta ni un proyecto en tramitación: es derecho vigente y de aplicación obligatoria para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o convenio colectivo.

Cuánto dura el permiso y cómo se reparte

El permiso es un derecho individual e intransferible de cada progenitor: no se puede ceder al otro ni acumular en uno solo, salvo en familia monoparental. Se distribuye en tres bloques con normas de disfrute distintas:

Bloque	Duración	Cuándo se disfruta
Obligatorio	6 semanas	Ininterrumpidas, a jornada completa, inmediatamente tras el parto, adopción o acogimiento
Flexible	11 semanas	A elección del progenitor, en semanas completas o sueltas, hasta que el menor cumple 12 meses
Adicional (novedad 2025)	2 semanas	De libre disposición, no necesariamente continuas, hasta que el menor cumple 8 años

En familias monoparentales, el permiso total asciende a 32 semanas, ya que la persona progenitora asume también las semanas que correspondería disfrutar al otro progenitor.

Un matiz importante para RRHH: aunque las 19 semanas ya están en vigor desde julio de 2025, las 2 semanas adicionales solo pueden solicitarse formalmente desde el 1 de enero de 2026. Si en tu empresa hay trabajadores con hijos nacidos entre agosto de 2024 y esa fecha, pueden pedir ahora esas dos semanas pendientes, aunque el nacimiento ya haya quedado lejos en el tiempo.

Efectos sobre el contrato de trabajo

El permiso constituye una causa de suspensión del contrato, no de extinción: el trabajador conserva su puesto y su antigüedad durante todo el periodo. Durante la suspensión:

• La Seguridad Social abona una prestación económica del 100% de la base reguladora, directamente al trabajador; la empresa no adelanta ni completa ese salario salvo que su convenio colectivo establezca una mejora voluntaria.
• El periodo cuenta como tiempo de servicio a todos los efectos, incluida la generación de vacaciones. Si el permiso coincide con el periodo vacacional ya fijado en el calendario de la empresa, el trabajador tiene derecho a disfrutar las vacaciones en fecha distinta, igual que ocurre con una baja médica.
• El trabajador goza de protección especial frente al despido durante el permiso y en los periodos de reserva del puesto asociados.

Qué debe hacer tu empresa: los pasos prácticos

1. Recibir la comunicación del trabajador. No hace falta un formulario específico por ley, pero conviene pedir por escrito la fecha prevista de inicio y, si se conoce, cómo va a distribuir las semanas flexibles y las dos adicionales.
2. Tramitar la variación en el Sistema RED. La empresa debe comunicar a la Seguridad Social el inicio y el fin de cada periodo de suspensión, dentro de los plazos habituales de comunicación de este tipo de situaciones.
3. No incluir salario en nómina durante la suspensión, salvo mejora voluntaria pactada; la prestación la gestiona y abona el INSS o el Instituto Social de la Marina, según el régimen.
4. Organizar la cobertura del puesto durante las 6 semanas obligatorias y las 11 flexibles, que son las que concentran la mayor parte de la ausencia.
5. Dejar constancia de las dos semanas adicionales como un derecho pendiente del trabajador, disponible hasta que el menor cumpla 8 años, para no tener que reconstruir el historial cuando las pida, quizá años después.

La Seguridad Social explica el procedimiento de solicitud, con y sin certificado digital, en su sede electrónica; es la referencia que debe seguir el propio trabajador para pedir la prestación, aunque tu empresa puede orientarle sobre los plazos con los que debe avisar internamente.

Cómo registrarlo en tu sistema de control de ausencias

Las 6 y 11 semanas iniciales son fáciles de gestionar: son un bloque continuo, con fecha de inicio y fin conocidas, muy parecido a registrar una baja médica larga. El problema real aparece con las dos semanas adicionales, porque:

• Se pueden pedir en cualquier momento durante 8 años, no solo justo tras el nacimiento.
• Pueden fraccionarse en días sueltos, no necesariamente en semanas completas.
• Es fácil perder la cuenta de cuántos días le quedan a cada trabajador si no queda registrado en un único sistema.

Si todavía gestionas estas ausencias en hojas de cálculo o por correo electrónico, es el escenario típico en el que se acaba pagando o descontando mal un día, o donde un responsable de equipo autoriza sin saber que ese trabajador ya agotó su derecho. Tener las ausencias justificadas centralizadas, con aprobación del responsable y trazabilidad de quién solicitó qué y cuándo, evita ese tipo de errores, algo especialmente relevante en empresas con varios centros de trabajo o con gestoría externa que lleva la nómina; puedes ver cómo se organiza esto en nuestra guía de control horario para pequeñas empresas.

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Preguntas frecuentes

¿El permiso de nacimiento y cuidado del menor es ya de 19 semanas o sigue en trámite? Ya está en vigor. El Real Decreto-ley 9/2025 lo amplió de 16 a 19 semanas por progenitor desde el 31 de julio de 2025, con efectos retroactivos para nacimientos desde el 2 de agosto de 2024. No es una propuesta pendiente de aprobación.

¿Puede un progenitor ceder sus semanas al otro? No. Es un derecho individual e intransferible de cada progenitor, salvo en el caso de familia monoparental, donde el permiso total asciende a 32 semanas.

¿Desde cuándo se pueden pedir las dos semanas adicionales? Desde el 1 de enero de 2026. Son de libre disposición y pueden disfrutarse, de forma fraccionada, en cualquier momento hasta que el menor cumple 8 años.

¿Tiene que pagar la empresa el salario durante el permiso? No, salvo mejora voluntaria en convenio colectivo o contrato. La prestación, equivalente al 100% de la base reguladora, la abona directamente la Seguridad Social.

¿Afecta el permiso a las vacaciones del trabajador? No reduce su derecho a vacaciones. Si el permiso coincide con el periodo vacacional fijado por la empresa, el trabajador puede disfrutarlas en una fecha distinta, igual que en una baja médica.

Fuentes oficiales: Real Decreto-ley 9/2025, de 29 de julio (BOE), nota informativa de La Moncloa sobre el permiso de nacimiento y cuidado de menor y procedimiento de solicitud en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.