Real Decreto-ley 8/2019: guía del registro horario obligatorio en 2026

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo obliga a todas las empresas en España a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada uno de sus trabajadores. Esta obligación entró en vigor el 12 de mayo de 2019 y sigue plenamente vigente en 2026.

Si tu empresa tiene aunque sea un solo trabajador por cuenta ajena, te aplica esta normativa. En esta guía repasamos qué hay que registrar exactamente, cuáles son las sanciones por incumplimiento (hasta 7.500 € por trabajador) y cómo cumplir sin papeleo ni Excels.

Qué dice exactamente la ley

El RD-Ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que ahora establece literalmente:

"La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria."

Es decir, la obligación recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. La empresa es responsable de habilitar un sistema fiable, y el trabajador debe registrar su jornada en él.

A quién aplica el registro horario

A todas las empresas en territorio español, sin distinción de sector ni tamaño. Concretamente:

• Pymes y autónomos con empleados.
• Multinacionales y grandes empresas.
• ONG, fundaciones y administraciones públicas.
• Trabajadores en remoto y trabajadores en movilidad (comerciales, técnicos de campo).
• Trabajadores con jornada parcial, horario flexible o turnos rotativos.

Las únicas excepciones son los trabajadores con régimen especial (alta dirección con relación laboral especial, autónomos puros sin asalariados, socios trabajadores de cooperativas en algunos casos). El resto, sin excepción, debe fichar.

Qué hay que registrar exactamente

La ley establece como mínimo:

1. Hora de inicio de la jornada de cada trabajador, cada día.
2. Hora de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día.
3. Identificación de la persona trabajadora que ficha (nombre, DNI o ID interno).

La normativa no exige registrar las pausas para comida ni descansos cortos, pero la jurisprudencia y la propia Inspección de Trabajo recomiendan hacerlo si el convenio colectivo lo establece o si la empresa quiere demostrar que respeta los descansos legales.

Buenas prácticas recomendadas

Aunque no son obligatorias, estas prácticas refuerzan la validez del registro:

• Registrar pausas y reanudaciones dentro de la jornada (turno partido, descanso para comer).
• Capturar fecha y hora exactas con segundos.
• Guardar identificación del dispositivo desde el que se ficha (web, app móvil, tablet).
• Solicitar firma digital semanal del trabajador validando los fichajes de la semana.
• Mantener un log de auditoría con cualquier modificación posterior.

Plazo de conservación: 4 años

Los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de:

• Los trabajadores y sus representantes legales (delegados de personal, comité de empresa, sindicatos).
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando lo requiera.
• La Autoridad Laboral.

Si Inspección visita tu empresa y pide registros de cualquier día de los últimos 4 años, debes poderlos entregar de forma inmediata. No vale "los tenemos en carpetas físicas que están en otra oficina".

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento del registro de jornada se considera infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas en 2026 son:

Grado	Sanción mínima	Sanción máxima
Mínimo	751 €	1.500 €
Medio	1.501 €	3.750 €
Máximo	3.751 €	7.500 €

Estas sanciones se aplican por trabajador afectado, lo que significa que en una empresa de 30 empleados sin registro horario las multas pueden multiplicarse rápidamente. Además, Inspección puede sancionar también por:

• No conservar los registros 4 años.
• No facilitar acceso a los trabajadores o sus representantes.
• Manipular los datos a posteriori sin trazabilidad.
• Tener registros inexactos o incompletos.

Cómo cumplir sin papeleos

Hay tres maneras válidas de llevar el registro horario:

1. En papel (no recomendado)

Hojas firmadas por el trabajador cada día. Es legal pero extremadamente frágil: se pierde, se manipula fácilmente y no demuestra fiabilidad ante Inspección. Solo se sostiene en empresas muy pequeñas con trabajadores siempre en oficina.

2. Hoja de cálculo (Excel o similar)

Ligeramente mejor que papel pero sigue siendo manipulable. Si Inspección detecta que las horas no cuadran con grabaciones de cámaras o testigos, las sanciones se aplican igualmente. Además, no facilita a los trabajadores el acceso a sus propios registros.

3. Software de control horario (recomendado)

Un sistema digital específico:

• Registra entrada y salida con timestamp del servidor (no del cliente, imposible falsificar).
• Asocia cada fichaje a un dispositivo (móvil, tablet, ordenador).
• Mantiene auditoría completa: quién hizo qué cambio, cuándo y por qué.
• Permite que el trabajador acceda a su histórico sin pedirlo a RRHH.
• Exporta los datos en CSV o PDF al instante para Inspección.
• Cumple con RGPD porque encripta datos en tránsito y limita el acceso por roles.

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Errores frecuentes que multa Inspección

Estos son los fallos más sancionados:

1. No registrar las salidas anticipadas o entradas tardías. Si un trabajador se va antes del horario teórico, la salida real debe registrarse.
2. Trabajar en remoto sin sistema de fichaje. Tener gente en home office no exime: deben fichar igual desde web o móvil.
3. No registrar las horas extra. Una hora extra no registrada es una infracción doble: horario y nóminas.
4. Manipular los datos a posteriori sin trazabilidad. Si modificas un fichaje, debe quedar el cambio registrado con autor y motivo.
5. No informar a los trabajadores de su derecho de acceso. Tienen derecho a ver su propio registro en cualquier momento.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que fichar si soy autónomo sin empleados?

No. La obligación es para empresas con trabajadores por cuenta ajena. Si trabajas solo, no aplica.

¿El convenio colectivo puede establecer un sistema concreto?

Sí. La negociación colectiva puede regular cómo se implementa el registro (qué sistema, qué datos, etc.) siempre que cumpla los mínimos legales. Si tu convenio dice algo, prevalece sobre la práctica empresarial general.

¿Puedo usar reconocimiento facial o huella dactilar?

Sí, pero con cautela. La AEPD considera estos datos biométricos especialmente sensibles según el RGPD. Necesitas:

• Consentimiento explícito y documentado del trabajador.
• Justificar que es proporcional al fin perseguido.
• Ofrecer un método alternativo (PIN, NFC) para quien no quiera dar datos biométricos.

En la práctica, la mayoría de empresas opta por PIN, NFC o app móvil porque es igual de fiable y mucho más simple legalmente.

¿Y si trabajo desde casa?

Tienes que fichar igual. La normativa no distingue entre presencial y remoto. Lo más cómodo es fichar desde la app móvil o web del software de control horario que use tu empresa.

¿Cuántas veces al día tengo que fichar?

Como mínimo, dos veces: entrada y salida. Si tu jornada tiene pausas (comida, café), lo recomendable es fichar también las entradas y salidas de las pausas, especialmente si el convenio lo exige.

¿Inspección puede sancionar sin avisar?

Sí. Inspección puede personarse sin previo aviso, pedir registros de los últimos 4 años, hablar con trabajadores y revisar el sistema. La empresa debe colaborar y entregar todo lo que se pida.

Conclusión

El registro de jornada no es opcional y las sanciones son significativas. Pero cumplir es sencillo: con un software de control horario digital tienes:

• Cumplimiento automático del RD-Ley 8/2019.
• Tranquilidad ante Inspección.
• Mejor relación con tus trabajadores (transparencia).
• Datos para tomar decisiones de negocio (productividad, horas extra, asistencia).

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