Registro horario y gestoría: quién responde ante una sanción

Es una de las confusiones más habituales entre gerentes de pyme: "mi gestoría lleva las nóminas, así que supongo que también se encarga del registro horario". Esa suposición, tan extendida como incorrecta, puede salir cara. Si la Inspección de Trabajo detecta que no hay registro horario válido, la sanción va dirigida a la empresa, no a la asesoría que le lleva la contabilidad o las nóminas, aunque el fichaje se haya delegado de facto en ella.

En este artículo aclaramos qué responsabilidad tiene realmente tu gestoría sobre el registro horario, qué puede hacer por ti y qué no, y qué debe recoger el contrato entre ambas partes para evitar sorpresas —tanto en materia laboral como de protección de datos.

La obligación de fichar es de la empresa, no de la gestoría

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que introdujo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, impone la obligación de registrar diariamente el horario de cada trabajador a la empresa como empleadora, con independencia de a quién le encargue la gestión administrativa de nóminas, seguros sociales o contratos. La norma no reconoce a la gestoría como sujeto obligado ni como responsable subsidiario ante una inspección.

Esto significa dos cosas en la práctica:

• Si tu gestoría configura o supervisa el sistema de fichaje por encargo tuyo, sigue siendo tu empresa la que responde si el registro es defectuoso, incompleto o inexistente.
• Delegar la ejecución material del registro horario en un tercero (gestoría, responsable de RRHH, encargado de tienda) no traslada la responsabilidad legal: solo traslada el trabajo operativo.

Puedes repasar el detalle completo de esta obligación, plazos de conservación y qué debe incluir el registro en nuestra guía sobre el Real Decreto-ley 8/2019.

Qué puede hacer tu gestoría por ti (y qué no)

No todas las gestorías ofrecen el mismo nivel de servicio en materia de control horario. Conviene distinguir con precisión qué tareas puede asumir razonablemente tu asesoría y cuáles siguen siendo, sí o sí, decisión y responsabilidad de la empresa:

Tarea	¿Puede asumirla la gestoría?	¿Quién responde si falla?
Asesorar sobre qué exige la ley y qué sanciones existen	Sí	La empresa sigue debiendo cumplir
Configurar o recomendar un software de fichaje	Sí, como servicio de valor añadido	La empresa, por elegir el sistema y su uso diario
Revisar mensualmente los registros para cuadrar nóminas	Sí, si así se contrata	La empresa, ante una inspección directa
Custodiar los registros durante los 4 años exigidos	Puede hacerlo si se pacta expresamente	La empresa, salvo pacto claro de custodia delegada
Fichar en nombre de los trabajadores	No es su función	La empresa, y además sería un registro poco fiable
Responder ante la Inspección de Trabajo por la falta de registro	No, no es sujeto obligado por el RD-Ley 8/2019	Siempre la empresa

Una gestoría con buena práctica te avisará de estos límites desde el primer día. Si la tuya nunca te ha explicado esta diferencia, es un buen momento para preguntarle directamente qué cubre su servicio y qué no.

El otro ángulo que se olvida: la protección de datos

Además de la obligación laboral, hay una segunda capa legal que muchas pymes pasan por alto: los datos de fichaje (hora de entrada y salida, en ocasiones geolocalización o huella) son datos personales, y si tu gestoría accede a ellos para gestionar nóminas o revisar incidencias, actúa como lo que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) llama encargado del tratamiento.

Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el responsable del tratamiento —tu empresa, en este caso— debe formalizar con cualquier encargado (una gestoría, un proveedor de software, una empresa de soporte informático) un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. No basta con las condiciones generales de servicio de la gestoría: el contrato debe detallar, entre otras cosas, la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad, si se permite la subcontratación y qué ocurre con los datos al finalizar la relación.

Responsable frente a encargado: quién es quién

	Empresa (responsable del tratamiento)	Gestoría (encargado del tratamiento)
Decide para qué se usan los datos de fichaje	Sí	No, solo sigue instrucciones
Debe tener un contrato de encargo firmado (art. 28 RGPD)	Sí, es quien debe exigirlo	Sí, es quien debe firmarlo
Responde ante la AEPD por un uso indebido de los datos	Principalmente, salvo que la gestoría actúe fuera de instrucciones	Puede responder si actúa sin instrucciones o sin medidas de seguridad adecuadas
Responde ante Inspección de Trabajo por falta de registro horario	Siempre	Nunca, no es sujeto obligado

Si tu gestoría lleva años accediendo a los registros de fichaje de tu plantilla sin que exista ese contrato firmado, es una brecha de cumplimiento que conviene cerrar cuanto antes, con independencia de la confianza que tengas en ella.

Checklist: qué revisar con tu gestoría esta misma semana

Antes de dar por hecho que tu registro horario está cubierto, repasa estos puntos con tu asesoría:

• ¿Existe un contrato de encargo de tratamiento firmado que cubra el acceso de la gestoría a los datos de fichaje, y no solo a los de nómina?
• ¿Quién custodia los 4 años de histórico que exige la ley: tu empresa, la gestoría, o el propio software de fichaje?
• ¿Qué pasa si cambias de gestoría? Debe quedar claro cómo se te devuelven o eliminan los datos que haya tratado.
• ¿La gestoría solo revisa los datos para nómina, o también asume incidencias del día a día (olvidos de fichaje, correcciones, ausencias)? Si es lo segundo, debe estar recogido por escrito.
• ¿Tienes acceso directo y en tiempo real a tus propios registros, o dependes de pedírselos a la gestoría cada vez que los necesitas? Ante una inspección, no puedes permitirte esperar a que te los envíen.

Qué revisar en tu sistema de fichaje para facilitar esta relación

Independientemente de qué reparto de tareas pactes con tu gestoría, el sistema de registro horario que uses debe darte a ti, como empresa responsable, control total y en todo momento sobre los datos:

• Que puedas exportar el histórico completo en CSV o PDF en cualquier momento, sin depender de un tercero para tenerlo disponible ante una inspección.
• Que cualquier corrección quede recogida en una auditoría de cambios (quién la hizo, cuándo, y qué valor había antes), tanto si la corrige un responsable interno como tu gestoría.
• Que puedas revocar el acceso de la gestoría al sistema si cambias de proveedor, sin perder tu propio histórico.

Cómo QWorker encaja en esta relación

QWorker es el software de control horario, vacaciones y nóminas para empresas en España, sin límite de trabajadores ni sedes, desarrollado por Evicron. Los trabajadores fichan desde el móvil (iOS/Android), la web o una tablet compartida con PIN de 4 dígitos o llavero NFC, incluso sin conexión (sincroniza al recuperar señal). Cada fichaje queda con fecha, hora y firma digital semanal, y cualquier corrección posterior se recoge en una auditoría completa —autor, fecha, valor anterior y nuevo—, exportable a CSV o PDF en cualquier momento, sin depender de que un tercero te lo facilite. Además, QWorker distribuye las nóminas (subida individual o masiva por PDF en el plan Pro), por lo que tu gestoría puede seguir centrada en calcularlas mientras la empresa mantiene el control directo de su registro horario.

Si gestionas varios equipos o sedes junto con tu asesoría, puedes ver cómo organizarlo en nuestra página de control horario para gestorías, y probar QWorker gratis 14 días, sin tarjeta.

Preguntas frecuentes

Si mi gestoría lleva las nóminas, ¿también responde por el registro horario ante una inspección? No. El Real Decreto-ley 8/2019 impone la obligación de registrar la jornada a la empresa como empleadora. La gestoría no es sujeto obligado por esta norma, aunque gestione el sistema de fichaje por encargo tuyo; la sanción, si la hay, se dirige siempre a la empresa. Puedes ver los importes concretos en nuestro artículo sobre sanciones por no registrar la jornada.

¿Necesito un contrato específico con mi gestoría para que trate los datos de fichaje? Sí, si tu gestoría accede a los datos de fichaje de tu plantilla (no solo a los de nómina), actúa como encargada del tratamiento y el RGPD exige un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28, además del que ya tengas para nóminas y seguros sociales si no cubre expresamente el fichaje.

¿Puede mi gestoría custodiar los 4 años de histórico que exige la ley en mi nombre? Puede hacerlo si así se pacta expresamente por contrato, pero la responsabilidad de que ese histórico esté disponible ante Inspección de Trabajo sigue siendo de la empresa. Conviene tener también acceso propio y directo a los registros, sin depender de solicitarlos a la gestoría en cada ocasión.

¿Qué pasa con los datos de fichaje si cambio de gestoría? Debe quedar recogido en el contrato de encargo de tratamiento qué ocurre con esos datos al finalizar la relación: devolución, eliminación o migración. Si usas un sistema de fichaje propio, del que tu empresa tiene el control directo, este cambio es mucho más sencillo porque el histórico no depende de la gestoría saliente.

¿Qué debo preguntarle a mi gestoría esta semana? Si existe un contrato de encargo de tratamiento firmado que cubra los datos de fichaje, quién custodia el histórico de 4 años, y si tienes acceso directo a tus propios registros sin depender de que te los envíen. Si alguna respuesta no está clara, es el momento de aclararla antes de que llegue una inspección.