Sanciones por no llevar registro horario en España (2026)

No llevar el registro horario que exige el Real Decreto-ley 8/2019 no es opcional, ni una recomendación. Es una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 del Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas son por trabajador, lo que en una pyme de 20 personas puede suponer fácilmente 50.000 € en un solo expediente.

En esta guía repasamos los importes exactos de las sanciones en 2026, qué considera infracción la Inspección de Trabajo y qué pasos concretos puedes dar hoy mismo para no exponerte.

Marco legal: por qué es sancionable

El RD-Ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) y obliga a llevar un registro diario de jornada. El incumplimiento está tipificado como infracción grave en la LISOS:

Artículo 7.5 LISOS — "La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo."

Tres cosas importantes que mucha gente desconoce:

1. Es una infracción por cada trabajador afectado. No es una multa única por empresa.
2. Inspección puede actuar sin denuncia: con campañas de oficio, cruces de datos con la Seguridad Social, o tras visitas rutinarias.
3. La presunción es contra la empresa: si no puedes mostrar un registro fiable de un trabajador, la Inspección presume que la jornada real era superior a la declarada.

Importes de las sanciones en 2026

Las cuantías se actualizan periódicamente. A día de hoy en 2026, los tramos para una infracción grave de jornada son:

Grado	Importe mínimo	Importe máximo
Grado mínimo	751 €	1.500 €
Grado medio	1.501 €	3.750 €
Grado máximo	3.751 €	7.500 €

Para infracciones muy graves (acumulación, reincidencia, fraude grave en relación con jornada/horas extras), la sanción puede llegar a 225.018 €.

Recuerda: por cada trabajador afectado. Una empresa con 30 trabajadores sin registro horario expuesta a grado medio recibiría una propuesta de sanción típica de 30 × 2.500 € ≈ 75.000 €.

Qué considera la Inspección como "no llevar registro"

No basta con tener "algo". El registro debe cumplir requisitos específicos:

Lo que la Inspección rechaza

• No tener nada en papel ni digital: el caso más obvio.
• Sistema que el trabajador puede modificar libremente: si el trabajador puede borrar o cambiar sus fichajes sin trazabilidad, no es fiable.
• Registros incompletos: días en blanco, horas estimadas a posteriori.
• Solo registrar entrada y no salida (o viceversa).
• No conservar los registros 4 años.
• No tener registro disponible para los trabajadores: el trabajador tiene derecho a consultar su propio registro.
• Fichaje "por aproximación": redondear horas a posteriori, o registrar la jornada teórica en lugar de la real.

Lo que sí acepta

• Sistema digital con timestamp del servidor, no del cliente (que se puede manipular).
• Auditoría completa: quién, cuándo y qué se modificó.
• Conservación 4 años con backup.
• Acceso del trabajador a su propio registro.
• Firma o validación periódica por el trabajador (no obligatoria, pero refuerza la defensa).

Casos reales recientes

La jurisprudencia y resoluciones administrativas de los últimos años aportan ejemplos concretos:

• Cadena de restauración en Madrid (2024): 47 trabajadores sin registro fiable → sanción de 62.000 € en grado medio.
• Empresa de servicios en Barcelona (2023): Excel rellenado a posteriori cada lunes → considerado "no llevar registro" → 18.500 € por 12 trabajadores.
• Constructora en Valencia (2024): registro solo de entrada, no de salida → infracción grave grado mínimo agravada por reincidencia → 45.000 €.

El patrón es claro: las inspecciones no se centran solo en empresas grandes. Las pymes son objetivo habitual porque suelen ser donde el incumplimiento es más frecuente.

Cómo se inicia un expediente

Tres vías principales:

1. Denuncia de un trabajador

La más habitual. Trabajador despedido o en conflicto laboral denuncia ante Inspección. La Inspección abre actuación incluso si el conflicto principal es por otra cosa (despido, salario impagado): revisa todos los aspectos laborales, incluyendo registro horario.

2. Campaña planificada de la Inspección

Cada año el Plan de Actuación de Inspección de Trabajo prioriza sectores. Hostelería, construcción, comercio, logística y servicios son habitualmente prioritarios. Si tu empresa está en uno de estos sectores, la probabilidad de inspección rutinaria es significativa.

3. Cruce de datos con TGSS

La Tesorería General de la Seguridad Social y la Inspección cruzan datos. Si los partes de horas extras declarados no cuadran con la cotización por horas, salta una alerta automática que puede derivar en actuación.

Cómo cumplir y dormir tranquilo

Cumplir el RD-Ley 8/2019 cuesta poco comparado con el riesgo. Las opciones realistas:

Software de control horario (recomendado)

Por 2,50 € - 3,50 € por trabajador y mes, tienes:

• Timestamp inmodificable del servidor
• Auditoría completa de cualquier edición
• Acceso del trabajador a su registro
• Exportación a PDF para Inspección con un clic
• Firma digital semanal del trabajador
• Conservación 4+ años garantizada

Para una empresa de 20 personas: 50 € - 70 € al mes = 600 € - 840 € al año. Comparado con una sanción mínima de 15.020 € (20 × 751 €), el ROI es brutal.

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Plantilla en papel o Excel (NO recomendado)

Posible legalmente pero arriesgado:

• Difícil de mantener
• Fácilmente manipulable → Inspección lo rechaza
• No incluye auditoría
• Perderás tiempo cada vez que alguien pregunte
• No cumple si tienes geolocalización o turnos partidos complejos

Si vas por esta vía: que sea diario (no retroactivo), con firma del trabajador, archivado físicamente, y que conserves 4 años. Pero es esfuerzo enorme.

Cómo te defiendes si te llega una inspección

Si recibes citación de Inspección de Trabajo:

1. No retrases la respuesta. Pide al asesor laboral que te acompañe.
2. Recopila TODOS los registros: del año en curso y de los 4 anteriores.
3. Exporta a PDF si tu sistema lo permite: presenta los registros impresos y firmados/timestamped.
4. Prepara las nóminas correspondientes: la Inspección cruzará horas trabajadas con horas cotizadas.
5. Si tienes huecos o errores: anticípate. Aclararlo proactivamente es mejor que esperar a que lo encuentre el inspector.

Una empresa con un sistema software bien configurado puede defenderse en 15 minutos mostrando los exports. Una empresa con Excel desordenado puede pasar semanas rehaciendo papeles a la defensiva.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto es la multa mínima por no llevar registro horario?

751 € por trabajador (grado mínimo de infracción grave LISOS art. 40). Si tienes 10 trabajadores, la propuesta mínima sería 7.510 € solo por este concepto. Sumado a otras infracciones detectadas durante la inspección, el total puede multiplicarse.

¿Y si tengo Excel "para algunos" trabajadores?

Es peor que no tener nada. La Inspección lo interpretará como sistema voluntario, no cumple. Además, los huecos en algunos trabajadores te exponen al cálculo en contra: presumen jornada superior.

¿Las cooperativas y autónomos están exentos?

Los autónomos puros (sin empleados) no tienen que llevar su propio registro. Pero si tienen aunque sea un empleado, sí. Las cooperativas sí, salvo en casos muy específicos de socios trabajadores con relación societaria pura. Pregunta a tu asesor.

¿Si tengo trabajadores en teletrabajo o en remoto, también?

Sí, exactamente igual. La Ley de Trabajo a Distancia (LO 10/2021) refuerza esta obligación. El sistema debe permitir fichar desde cualquier lugar, no solo desde el centro de trabajo.

¿La sanción se puede recurrir?

Sí, en vía administrativa (alegaciones, recurso de alzada) y luego contencioso-administrativa. Pero los plazos son cortos (15-30 días según fase) y debes presentar pruebas concretas. Tener el sistema correcto desde el principio te ahorra esta batalla.

¿Inspección puede pedir registros antiguos?

Sí. Tienes obligación de conservar 4 años. Si no tienes registros de hace 3 años porque "se perdieron", es infracción adicional por sí sola.

Conclusión

No llevar registro horario en 2026 es un riesgo desproporcionado para el ahorro que supone. Un sistema profesional cuesta menos del 0,5% del coste salarial total de la plantilla, y elimina prácticamente todo el riesgo de sanción.

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