Registro horario digital obligatorio 2026: qué cambia
La reforma del registro horario convierte el fichaje digital en obligatorio y deja fuera de la ley el papel y el Excel. Qué exige, cuándo entra en vigor y cómo preparar tu empresa (actualizado a julio de 2026).
Registro horario digital obligatorio en 2026: qué cambia y cómo prepararte
El registro horario en España está a punto de dar un salto importante. La reforma que impulsa el Ministerio de Trabajo y Economía Social convertirá el fichaje digital en obligatorio y dejará fuera de la ley el papel y las hojas de cálculo. Es la mayor novedad en control horario desde el Real Decreto-ley 8/2019, que en su día obligó a todas las empresas a registrar la jornada.
Actualizado a julio de 2026. La reforma está en tramitación: el Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, pero a fecha de esta guía el nuevo Real Decreto todavía no se ha publicado en el BOE ni ha entrado en vigor. Hasta que lo haga, sigue rigiendo el RD-Ley 8/2019 (que admite papel o digital). Actualizaremos esta guía cuando se publique el texto definitivo.
En esta guía te explicamos, con la información disponible a julio de 2026, qué exige la reforma, cuándo entraría en vigor y qué puedes hacer hoy para que el cambio no te pille a contrapié.
Qué es la reforma del registro horario digital
Desde 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. Pero ese registro se podía llevar en cualquier formato: papel, Excel o software. La nueva normativa da un paso más y exige que el registro sea digital, objetivo, fiable e interoperable con la Inspección de Trabajo.
Dicho de forma simple: no basta con anotar las horas; hay que hacerlo con un sistema que no se pueda manipular sin dejar rastro y al que la Inspección pueda acceder de forma telemática.
Lo que ya es obligatorio hoy (RD-Ley 8/2019)
Antes de ver lo que cambia, conviene recordar lo que ya obliga la ley vigente:
- Registrar el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador, todos los días.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Si aún no cumples esto, no esperes a la reforma: el incumplimiento ya es una infracción grave con sanciones de 751 € a 7.500 € por trabajador.
Qué cambia con la nueva normativa
La reforma endurece y moderniza esas obligaciones. Estos son los cambios principales según el texto en tramitación:
| Aspecto | Ahora (RD-Ley 8/2019) | Con la reforma 2026 |
|---|---|---|
| Formato del registro | Papel, Excel o software | Solo digital |
| Excel y hojas de cálculo | Permitidos | Prohibidos (no garantizan trazabilidad) |
| Acceso de la Inspección | Presencial, a requerimiento | Remoto y telemático |
| Modificaciones | Sin requisito de rastro | Rastro inmutable de cada cambio |
| Detalle del registro | Entrada y salida | Inicio, fin, pausas, extras y su compensación |
| Sanciones | Por infracción | Por trabajador afectado |
En forma de lista, lo que exigirá el nuevo registro horario:
- Fichaje digital obligatorio. Se acabó el papel y el Excel.
- Trazabilidad e inalterabilidad. Cualquier modificación posterior debe quedar registrada con quién la hizo y cuándo, de forma que no se pueda "maquillar" un registro.
- Acceso telemático de la Inspección. La Inspección de Trabajo podrá consultar los registros en remoto, sin desplazarse.
- Registro detallado por minutos. No solo entrada y salida: también pausas, horas extraordinarias y su compensación.
- Acceso del trabajador y sus representantes a sus propios registros.
- Sanciones por trabajador afectado, lo que multiplica el coste de un expediente en plantillas grandes.
Se acabó el Excel: por qué las hojas de cálculo dejan de valer
Este es, probablemente, el cambio con más impacto práctico. Muchas pymes siguen registrando la jornada en una plantilla de Excel. El problema es que un Excel se puede modificar en cualquier momento sin dejar rastro: se puede cambiar una hora ayer, hoy o dentro de un año, y nadie lo sabría.
La reforma exige justo lo contrario: inalterabilidad y trazabilidad. Un sistema que permita reescribir el pasado sin registro no cumple. Por eso el nuevo Real Decreto prohíbe expresamente los sistemas no digitales o sin trazabilidad, y el Excel entra de lleno en esa categoría.
Cuándo entra en vigor
Según el estado de la tramitación a julio de 2026:
- El texto está pendiente de aprobación definitiva y publicación en el BOE.
- Una vez publicado, entraría en vigor 20 días después, salvo que el texto final fije un periodo de adaptación más largo para pymes (se ha hablado de entre 6 meses y 1 año).
- Hasta ese momento, la obligación vigente es la del RD-Ley 8/2019.
Es decir: la fecha exacta aún no es firme, pero la dirección es clara. Adelantarse tiene poco riesgo y evita las prisas de última hora.
Sanciones: cuánto cuesta no cumplir
El incumplimiento del registro horario es una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 €. La reforma refuerza que se apliquen por trabajador afectado, no una sola por empresa. En una plantilla de 20 personas, un expediente puede superar fácilmente los 50.000 €. Tienes el desglose completo en nuestra guía de sanciones por no llevar registro horario.
Cómo preparar tu empresa (checklist)
No hace falta esperar a que se publique el decreto para estar listo. Este es el checklist mínimo:
- Abandona el papel y el Excel. Son los primeros que quedarán fuera de la ley.
- Elige un sistema digital con auditoría. Que registre cada cambio con autor y fecha (trazabilidad inmutable).
- Asegura la validación del trabajador. Que cada persona pueda revisar y firmar sus fichajes.
- Registra el detalle. Inicio, fin, pausas, horas extra y descansos.
- Ten los registros exportables y accesibles para una eventual consulta de la Inspección.
QWorker ya cumple estos requisitos hoy: el fichaje es 100 % digital (móvil, web o tablet con PIN/NFC), cada modificación queda en una auditoría con autor, fecha y valor anterior, el trabajador firma su semana desde el móvil, y todo es exportable a CSV/PDF. Cuando la reforma entre en vigor, no tendrás que cambiar nada. Puedes verlo en funcionalidades o empezar directamente con los precios (14 días de prueba gratis, sin tarjeta).
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor exactamente el registro horario digital obligatorio? A julio de 2026 no hay fecha firme. El decreto está pendiente de publicarse en el BOE; entraría en vigor 20 días después, salvo que se apruebe un periodo de adaptación para pymes. Hasta entonces sigue vigente el RD-Ley 8/2019.
¿El Excel seguirá siendo válido para fichar? No. La reforma exige trazabilidad e inalterabilidad, algo que una hoja de cálculo no garantiza porque se puede modificar sin dejar rastro. El Excel deja de ser una opción legal.
Ya fichamos con un software digital, ¿tendremos que cambiar? Si tu sistema es digital y registra los cambios de forma trazable (auditoría con autor y fecha), estás en el buen camino. Revisa que permita el acceso a los registros y el detalle de pausas y horas extra.
¿Las multas son por empresa o por trabajador? La reforma refuerza que se apliquen por trabajador afectado. Es el punto que más encarece los expedientes en plantillas medianas y grandes.
Soy autónomo sin empleados, ¿me afecta? No. La obligación de registro horario aplica a las personas trabajadoras por cuenta ajena. Si no tienes empleados a tu cargo, no estás obligado a llevar registro de jornada.
Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o asesoría laboral. Actualizaremos el contenido cuando se publique el texto definitivo en el BOE.