Multas registro horario digital 2026: hasta 10.000 €/trabajador

Trabajo y Economía han anunciado que en septiembre de 2026 retoman la tramitación del Real Decreto de registro horario digital. Uno de los cambios que más preocupa a pymes y gestorías no es el plazo, sino el importe: el borrador que maneja el Ministerio de Trabajo plantea multas de hasta 10.000 € por cada trabajador afectado, frente al régimen actual, en el que la sanción se calcula por empresa y no por persona.

A fecha de 5 de septiembre de 2026, ese régimen sancionador reforzado sigue siendo un proyecto, no una ley en vigor. Aquí repasamos qué se puede exigir hoy, qué propone el borrador y qué conviene hacer mientras el trámite sigue abierto.

Lo que ya es obligatorio hoy (y desde 2019)

Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a toda empresa, con independencia de su tamaño o sector, a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador: hora de inicio y hora de fin. La norma modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y sigue vigente exactamente en esos términos.

Puntos clave del régimen actual:

• El registro puede hacerse en papel, Excel o un sistema digital: la ley no impone un formato concreto.
• Debe conservarse durante 4 años y estar a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
• La falta de registro, o un registro incompleto o poco fiable, se sanciona como infracción grave (art. 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS).
• La multa actual va de 751 € a 7.500 €, y se impone por empresa y por infracción constatada, no de forma automática por cada trabajador.

Es decir: hoy, una pyme con 20 trabajadores sin registro horario se enfrenta a una sanción única dentro de esa horquilla, no a 20 multas independientes. Puedes repasar el detalle completo de esta obligación en nuestra guía sobre el Real Decreto-ley 8/2019 y el registro horario obligatorio.

Qué cambia con el borrador de la reforma

El anteproyecto que el Ministerio de Trabajo lleva meses puliendo introduce un giro relevante en el régimen sancionador. Según el texto que ha circulado y las últimas noticias sobre su tramitación, la propuesta plantea:

• Sanción por trabajador afectado, no por empresa: si el importe final ronda los 10.000 € y una empresa tiene 20 personas sin registro conforme, el cálculo teórico dispararía la cifra total muy por encima de los máximos actuales.
• Formato exclusivamente digital: el papel y las hojas de Excel dejarían de ser válidos para acreditar el cumplimiento.
• Interoperabilidad con la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social (ITSS), para que los datos puedan consultarse de forma remota y en tiempo real.
• Inmutabilidad técnica de los registros: el sistema debe impedir o dejar rastro de cualquier modificación posterior a los datos ya fichados.
• Tipificación específica para la manipulación o falseamiento del registro, con encaje en infracciones más graves.

La siguiente tabla resume la diferencia entre lo que rige hoy y lo que plantea el borrador:

	Régimen vigente (RD-ley 8/2019)	Borrador de reforma (pendiente de aprobar)
Formato admitido	Papel, Excel o digital	Solo digital
Base de la sanción	Por empresa / infracción	Por trabajador afectado
Importe	751 € – 7.500 €	Hasta 10.000 € por trabajador (cifra del borrador)
Acceso de Inspección	Bajo requerimiento	Interoperable, en remoto
Modificación de registros	Sin exigencia técnica específica	Inmutabilidad técnica exigida

Importante: ninguna de las cifras de la columna "borrador" es ley en vigor a fecha de esta publicación. Son las condiciones de un proyecto que el propio Consejo de Estado ha frenado. Para el contexto completo de la tramitación, consulta nuestra guía sobre el registro horario digital obligatorio en 2026.

Por qué la reforma sigue sin publicarse en el BOE

El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el proyecto de Real Decreto, con la conclusión de que "no procede aprobar el real decreto proyectado" en su redacción de entonces. Entre las objeciones señaladas:

1. El impacto económico para las empresas no estaba correctamente evaluado, con estimaciones de cientos de millones de euros de coste de adaptación para el conjunto del tejido productivo.
2. Las garantías de protección de datos de los trabajadores se consideraban insuficientes para un sistema con acceso remoto de la Inspección.
3. Dudas sobre si una obligación de este calado debería tramitarse como ley ordinaria en el Congreso en lugar de como Real Decreto.
4. Falta de adaptación a las particularidades sectoriales (trabajo a turnos, movilidad geográfica, pluriempleo, etc.).

El 24 de julio de 2026, los ministerios de Trabajo y de Economía acordaron aplazar la aprobación a septiembre de 2026 para reelaborar el texto e incorporar parte de esas objeciones. A fecha de esta publicación, no hay Real Decreto publicado en el BOE ni fecha cerrada de entrada en vigor: septiembre marca el reinicio de la tramitación, no la aplicación de la norma.

Qué debe hacer tu empresa mientras tanto

Ni las multas de 10.000 € por trabajador ni la obligación de formato exclusivamente digital son exigibles hoy. Pero esperar a que la norma se publique para reaccionar es la peor estrategia, por dos motivos: la sanción actual (751 €–7.500 €) ya es real y se impone con frecuencia, y una vez publicado el Real Decreto, al tramitarse como norma con rango de decreto, podría entrar en vigor a los pocos días de su publicación, sin el plazo de un debate parlamentario.

Recomendaciones concretas para una pyme:

• Si todavía llevas el registro en papel o en una hoja suelta, revisa que conste hora de inicio y fin de cada jornada, no solo el número total de horas.
• Conserva los registros el plazo legal de 4 años y asegúrate de que sean accesibles si la Inspección los solicita.
• Si gestionas varios centros o turnos, un sistema digital reduce errores y facilita la trazabilidad que la reforma pretende exigir de todas formas.
• Habla con tu gestoría sobre el calendario de la reforma antes de firmar cualquier compromiso de adaptación "urgente": a día de hoy no hay plazo legal que cumplir. Si eres tú quien gestiona el cumplimiento de varias empresas, en nuestra página de control horario para gestorías explicamos cómo centralizarlo por cliente.

QWorker, el software de control horario para empresas en España desarrollado por Evicron, permite fichar desde el móvil, la web o una tablet compartida con PIN o llavero NFC, con firma digital semanal de los fichajes y auditoría completa de cualquier cambio (autor, fecha, valor anterior y nuevo), exportable a CSV o PDF. Es decir, ya cubre hoy varios de los puntos que la futura reforma pretende exigir a todas las empresas, sin esperar a que se publique en el BOE.

Preguntas frecuentes

¿Ya están en vigor las multas de 10.000 € por trabajador del registro horario digital? No. Esa cifra pertenece a un borrador de Real Decreto que el Consejo de Estado frenó en marzo de 2026 y cuya tramitación se ha aplazado a septiembre de 2026. Mientras no se publique en el BOE, sigue vigente el régimen del RD-ley 8/2019, con sanciones de 751 € a 7.500 € por empresa.

¿Qué pasa si mi empresa no lleva ningún registro horario hoy? Se expone a una sanción por infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, de 751 € a 7.500 €, además de dificultades para defenderse ante una reclamación de horas extra, ya que la carga de la prueba del horario recae en la empresa.

¿El registro en papel o en Excel sigue siendo válido en septiembre de 2026? Sí. Mientras no se publique y entre en vigor el nuevo Real Decreto, el papel y las hojas de cálculo siguen siendo formatos admitidos por el RD-ley 8/2019, siempre que recojan hora de inicio y fin de cada jornada y se conserven 4 años.

¿Cuándo entrará en vigor la reforma del registro horario digital? No hay fecha confirmada. Septiembre de 2026 es el mes en que Trabajo y Economía han anunciado que retoman la tramitación tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado, no la fecha de entrada en vigor. Al tramitarse como Real Decreto, podría aplicarse pocos días después de su publicación en el BOE.

¿Qué pasa si se detecta que una empresa ha manipulado su registro horario? El borrador de la reforma prevé tipificar expresamente la manipulación o el falseamiento del registro como infracción específica, con sanciones más severas que el simple incumplimiento por no llevarlo. Ya con la normativa actual, alterar los datos de forma fraudulenta puede agravar la calificación de la infracción ante Inspección de Trabajo.

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