Control horario para empresas de limpieza con varios centros de trabajo

Una empresa de limpieza rara vez trabaja en un solo sitio. Lo normal es tener personal repartido entre oficinas, comunidades, naves industriales o centros comerciales de varios clientes, cada uno con su horario, su acceso y su convenio provincial de referencia. Esa dispersión es la que convierte el control horario en empresas de limpieza en un problema distinto al de una pyme con una sola sede: no basta con fichar, hay que fichar en el centro correcto, en el turno correcto y de forma que sirva también para facturar al cliente.

Esta guía explica qué exige la ley, qué falla en la práctica cuando el control se lleva en papel o en Excel, y cómo organizarlo con un sistema digital pensado para multisede.

Por qué el sector de limpieza es distinto

El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a cualquier empresa, sea del sector que sea, a registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador (BOE-A-2019-3481). La obligación es la misma para todos, pero en limpieza se cruzan varios factores que la complican:

• Multisede real, no solo multi-oficina. Un mismo trabajador puede limpiar dos o tres centros de clientes distintos en el mismo día.
• Turnos partidos y de madrugada. Oficinas que se limpian antes de abrir, locales comerciales que se limpian al cerrar. El fichaje tiene que funcionar a las 5:00 o a las 23:00, sin wifi de empresa disponible.
• Subrogación de personal. Al cambiar de contrata, el personal pasa de una empresa a otra conservando antigüedad (art. 44 ET y, en muchos casos, cláusulas del convenio sectorial). El histórico de fichajes debería poder trasladarse o al menos consultarse durante la transición.
• Facturación por horas y por cliente. El registro horario no es solo una obligación legal: es la base para justificar las horas facturadas a cada centro.
• Responsabilidad frente a la empresa principal. Cuando la limpieza se presta como contrata (art. 42 del Estatuto de los Trabajadores, BOE-A-2015-11430), la empresa cliente puede exigir información sobre las condiciones de trabajo del personal que opera en sus instalaciones, registro horario incluido.

Qué debe registrar una empresa de limpieza por cada trabajador

La ley no impone un formato concreto (puede ser papel, Excel o una app), pero sí exige que el sistema sea fiable, objetivo y accesible para el trabajador, su representación legal y la Inspección de Trabajo. En la práctica, para una empresa con varios centros, el registro debe permitir distinguir también dónde se ha fichado:

Dato	Por qué es clave en limpieza
Hora de inicio y fin de jornada	Exigencia mínima del RDL 8/2019 en cualquier sector
Centro de trabajo / cliente donde se ficha	Permite facturar por centro y demostrar presencia real
Pausas y descansos	Especialmente relevante en turnos partidos de mañana y tarde
Identidad de quien ficha	Evita que se fiche por otro trabajador en centros sin supervisión directa
Conservación de 4 años	Debe estar disponible para la Inspección en cualquier momento (art. 34.9 ET)

Los problemas típicos cuando el control se lleva "a mano"

1. Partes de horas en papel que llegan tarde. El encargado de cada centro recoge los partes y los pasa a la oficina central, a veces con días de retraso, lo que dificulta corregir errores a tiempo.
2. Imposible saber en qué centro estaba alguien. Un Excel genérico registra horas, pero no demuestra ubicación si la Inspección lo pide.
3. Horas sin cuadrar con la factura al cliente. Si el registro no está vinculado al centro, cuadrar lo que se ha trabajado con lo que se factura exige trabajo manual cada mes.
4. Fichajes sin conexión. Muchos centros se limpian fuera de horario comercial, sin wifi disponible; un sistema que solo funcione online se queda sin datos justo en esas franjas.

Cómo organizarlo con geolocalización y fichaje multisede

Un sistema de control horario pensado para empresas con varios centros resuelve estos puntos con tres piezas:

• Estructura empresa → sede → equipo → trabajador. Cada centro de cliente se configura como una sede independiente, con su propio equipo asignado, aunque toda la facturación y los informes se vean desde una sola cuenta.
• Geolocalización por sede con radio ajustable. Se puede exigir que el fichaje se haga dentro de un radio concreto alrededor de cada centro, configurable sede a sede o incluso trabajador a trabajador, para evitar fichajes fuera de la ubicación real.
• Fichaje sin conexión. El registro se guarda en el móvil y se sincroniza en cuanto el dispositivo recupera señal, lo que cubre los turnos de madrugada o en centros sin wifi.

QWorker, el software de control horario para empresas en España desarrollado por Evicron (evicron.com), está construido sobre esta estructura: fichaje desde móvil (iOS/Android), web o tablet compartida con PIN o llavero NFC, geolocalización configurable por sede, equipo o trabajador, y funcionamiento sin conexión que sincroniza al recuperar señal. La firma digital semanal del trabajador y la auditoría completa de cada cambio (autor, fecha, valor anterior y nuevo, exportable a CSV/PDF) dan además el respaldo documental que pide la Inspección si hay una visita.

Qué pasa si no se cumple

No llevar registro horario, o llevarlo de forma que no sea fiable, se considera infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 7.5 LISOS, BOE-A-2000-15060), con sanciones que van de 751 € a 7.500 € por infracción. En una empresa de limpieza con decenas de trabajadores repartidos en varios centros, una sola inspección puede generar una infracción por cada trabajador afectado, no una sola multa global, lo que multiplica rápidamente el importe.

Checklist para implantarlo sin parar la actividad

• Dar de alta cada centro de cliente como sede independiente en el sistema.
• Asignar a cada trabajador los centros donde presta servicio, con sus horarios habituales.
• Activar geolocalización con el radio adecuado a cada centro (más amplio en naves grandes, más ajustado en oficinas pequeñas).
• Revisar que el convenio provincial aplicable esté reflejado en turnos, descansos y pausas configurados.
• Formar a los encargados de centro para validar y firmar los partes semanales desde el móvil.
• Exportar un informe mensual por centro para cruzarlo con la facturación a cada cliente.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que fichar cada trabajador en cada centro donde limpia ese día? Sí. Si un trabajador presta servicio en dos centros en la misma jornada, debe quedar registrada la entrada y salida en cada uno, no solo el total de horas del día. Es lo que permite justificar tanto el cumplimiento del RDL 8/2019 como la facturación a cada cliente.

¿Qué pasa con el registro horario cuando cambia la contrata y se subroga el personal? La subrogación traslada la relación laboral a la nueva empresa, pero no borra la obligación de registro: la empresa entrante debe empezar a registrar la jornada desde el primer día, y conviene documentar el histórico reciente de la saliente por si la Inspección lo solicita durante la transición.

¿La empresa cliente puede pedir ver el registro horario del personal de limpieza? Cuando la limpieza se presta como contrata (art. 42 ET), la empresa principal tiene derecho a comprobar que la contratista cumple sus obligaciones con la Seguridad Social, y en la práctica suele pedir también evidencia de control horario como parte de la debida diligencia frente a una posible responsabilidad solidaria.

¿Sirve un Excel compartido entre los encargados de cada centro? Cumple la ley si es fiable y objetivo, pero en la práctica es difícil de mantener actualizado con varios centros, turnos partidos y encargados distintos. La Inspección puede cuestionar su fiabilidad si detecta horas idénticas sistemáticas o ediciones sin trazabilidad.

¿Qué pasa si un centro no tiene cobertura wifi a la hora de limpiar? Un sistema de fichaje móvil con modo sin conexión registra la hora en el dispositivo y sincroniza los datos en cuanto recupera señal, por lo que no se pierden registros en turnos de madrugada o en centros aislados.

Lleva el control horario de tus centros a un solo sitio

Gestionar decenas de centros con partes en papel o Excel acaba generando el mismo problema siempre: datos que llegan tarde y no cuadran con lo facturado. QWorker organiza el fichaje por sede, equipo y trabajador, con geolocalización y funcionamiento sin conexión, desde 2,50 €/trabajador/mes, sin permanencia y con 14 días de prueba gratuita sin tarjeta.

¿Quieres verlo aplicado a tu operativa? Consulta nuestras soluciones para empresas de limpieza, la gestión de varios centros de trabajo y el control con geolocalización, o revisa las sanciones por no llevar registro horario antes de que te toque a ti una inspección.