Ola de calor y registro horario: qué exige la ley a tu empresa

Con avisos rojos de la AEMET por encima de los 44 ºC en varios puntos de España a lo largo de julio de 2026, muchas pymes se preguntan si pueden —o deben— cambiar el horario de trabajo por el calor, y qué hacer con el registro horario cuando lo cambian. No es una duda menor: la obligación de adaptar la jornada ante temperaturas extremas lleva en vigor desde 2023, es independiente de la reforma del registro horario digital que el Gobierno sigue tramitando, y su incumplimiento se puede acabar pagando dos veces: como infracción de prevención de riesgos y como infracción de registro horario si los cambios no quedan bien documentados.

Este artículo explica, a fecha de julio de 2026, qué obliga la ley cuando hay avisos naranja o rojo por calor, cómo afecta al horario de tus trabajadores y cómo reflejar esos cambios en el registro horario sin dejar huecos que Inspección de Trabajo pueda cuestionar.

La base legal: el RD-ley 4/2023, ya en vigor desde 2023

El Real Decreto-ley 4/2023, de 11 de mayo, modificó el Real Decreto 486/1997 de seguridad y salud en los lugares de trabajo para incluir la protección frente a fenómenos meteorológicos adversos, incluidas las temperaturas extremas. Esta obligación no es una reforma pendiente: lleva casi tres años en vigor y se aplica ya este verano.

En síntesis, la norma establece que:

• Cuando la AEMET (o el organismo autonómico competente) activa avisos de nivel naranja o rojo, la empresa debe comprobar si las medidas preventivas habituales (agua, sombra, pausas) siguen siendo suficientes.
• Si no lo son, debe adaptar las condiciones de trabajo: reorganizar tareas, reducir la exposición o modificar el horario —adelantando el turno, evitando las horas centrales del día o interrumpiendo temporalmente la actividad al aire libre.
• La obligación afecta sobre todo a trabajo al aire libre (construcción, jardinería, reparto, limpieza viaria, terrazas de hostelería) y a locales que no pueden cerrarse ni climatizarse adecuadamente.
• Las medidas concretas deben salir de la evaluación de riesgos laborales de cada puesto, no son las mismas para todos los sectores ni todas las tareas.

¿Se puede reducir la jornada sin perder salario?

Sí. Cuando la empresa reduce o reorganiza la jornada por una alerta de calor, el artículo 23.3 del Real Decreto 1561/1995 establece que esa reducción no puede suponer una merma retributiva: el trabajador cobra su jornada completa aunque ese día trabaje menos horas por motivos de seguridad. El coste de la adaptación lo asume la empresa, no el trabajador.

Niveles de aviso AEMET: qué exige la ley en cada caso

Nivel de aviso	Qué significa	Qué debe hacer la empresa
Amarillo	Riesgo bajo o moderado	Reforzar medidas preventivas habituales: agua, sombra, pausas más frecuentes
Naranja	Riesgo importante	Evaluar si las medidas habituales bastan; si no, adaptar horario y reducir exposición en tareas al aire libre
Rojo	Riesgo extremo	Adaptar el horario de forma obligatoria; valorar interrupción temporal de tareas al aire libre según la evaluación de riesgos

Un aviso naranja o rojo no implica el cierre automático del centro de trabajo, pero sí obliga a revisar si las medidas previstas siguen siendo suficientes para ese puesto concreto.

Cómo reflejar estos cambios en el registro horario

Aquí es donde muchas pymes se equivocan: adaptan el horario sobre el terreno (el equipo de obra entra a las 6:00 en vez de a las 8:00, la brigada de limpieza acorta la jornada de tarde) pero el registro horario sigue mostrando el turno teórico original. Ese desajuste es precisamente lo que revisa Inspección de Trabajo cuando compara el horario pactado con las horas realmente fichadas.

Para que el cambio quede bien justificado:

1. Ficha la hora real de entrada y salida, no el horario teórico del contrato o del cuadrante.
2. Si el cambio implica menos horas trabajadas ese día, dejar constancia de que la jornada íntegra se abona igualmente (nómina o anotación interna), conforme al artículo 23.3 citado.
3. Conserva un histórico de quién modificó el cuadrante, cuándo y por qué —una auditoría con autor, fecha y valor anterior/nuevo del cambio— para poder justificarlo ante una inspección meses después.
4. Si trabajas con varias sedes o cuadrillas al aire libre, diferencia el horario por sede o equipo, porque un aviso naranja puede afectar a una provincia y no a otra el mismo día.

QWorker, el software de control horario, vacaciones y nóminas para empresas en España desarrollado por Evicron, guarda precisamente ese histórico: cada cambio en un fichaje queda registrado con autor, fecha y valor anterior y nuevo, exportable a CSV o PDF si Inspección lo solicita. Al gestionar sedes, equipos y trabajadores de forma independiente, permite aplicar un horario distinto por sede el día que allí haya aviso rojo sin tocar el del resto de la empresa, y con geolocalización configurable por sede o equipo para verificar dónde se ficha.

Checklist rápido para pymes con trabajo al aire libre

• Consultar a diario los avisos de la AEMET para las provincias donde opera la empresa.
• Tener actualizada la evaluación de riesgos de los puestos expuestos al calor.
• Definir de antemano qué medidas se activan en amarillo, naranja y rojo (no improvisar el día del aviso).
• Comunicar el cambio de horario a los trabajadores afectados con margen suficiente.
• Fichar la hora real trabajada, no el horario teórico del cuadrante.
• Documentar que la reducción de jornada no conlleva reducción salarial.
• Guardar el histórico de cambios de horario por si Inspección de Trabajo lo requiere.

Qué pasa si no lo cumples

Aquí conviven dos regímenes sancionadores distintos, y conviene no confundirlos:

• Si el registro horario no refleja la jornada realmente trabajada (por ejemplo, sigue mostrando el turno teórico cuando en realidad se adaptó por calor), la empresa se expone a una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por infracción (más detalle en nuestro repaso de sanciones por no registrar la jornada).
• Si, además, no se adaptan las condiciones de trabajo pese a un aviso naranja o rojo y esto deriva en un accidente o un riesgo constatado para la salud del trabajador, entra en juego el régimen sancionador de prevención de riesgos laborales, con cuantías superiores a las del registro horario y posible responsabilidad adicional en caso de accidente de trabajo. El importe exacto depende de la calificación de la infracción (grave o muy grave) y de las circunstancias del caso, por lo que conviene valorarlo con el servicio de prevención o la asesoría laboral de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio parar el trabajo si hay una alerta roja por calor? No de forma automática. La ley obliga a evaluar si las medidas preventivas habituales bastan y, si no, a adaptar el horario, reducir la exposición o reorganizar tareas. La interrupción total de la actividad al aire libre depende de la evaluación de riesgos de cada puesto, no es un cierre general por decreto.

Si me reducen la jornada por calor, ¿cobro menos ese día? No. El artículo 23.3 del RD 1561/1995 establece que la reducción de jornada por motivos de seguridad frente a fenómenos meteorológicos adversos no puede suponer una merma salarial para el trabajador.

¿Esta normativa afecta solo a trabajos al aire libre? Se aplica sobre todo a trabajo al aire libre y a locales que no puedan cerrarse ni climatizarse adecuadamente (obra, reparto, limpieza viaria, terrazas de hostelería). En puestos de interior con climatización adecuada, las obligaciones específicas por calor extremo tienen menos recorrido, aunque siguen aplicando las condiciones ambientales generales del RD 486/1997.

¿Cómo debo reflejar en el registro horario un cambio de turno por calor? Fichando la hora real de entrada y salida ese día, dejando constancia de que la jornada se abona íntegra si se redujo por seguridad, y conservando un histórico de quién cambió el cuadrante y cuándo, por si Inspección de Trabajo lo solicita más adelante.

¿Puede Inspección de Trabajo sancionar por no adaptar el horario en una ola de calor? Sí, puede sancionar tanto por no adaptar las condiciones de trabajo (régimen de prevención de riesgos laborales) como, de forma independiente, por que el registro horario no refleje la jornada realmente trabajada (infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, de 751 € a 7.500 €).

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Si tu empresa tiene trabajadores expuestos al calor en obra, reparto o terrazas, QWorker te permite fichar desde el móvil por sede o equipo, guardar el histórico de cada cambio de horario con autor y fecha, y exportarlo en un clic si Inspección de Trabajo lo pide. Precios desde 2,50 €/trabajador/mes, sin permanencia y con prueba gratuita de 14 días sin tarjeta.

Fuentes oficiales: Real Decreto 486/1997, texto consolidado (BOE), avisos meteorológicos de la AEMET, guía de actuación inspectora sobre fenómenos meteorológicos adversos (Organismo Estatal Inspección de Trabajo y Seguridad Social).