Qué hacer si se cae el sistema de fichaje: guía sin sanciones
Protocolo paso a paso para seguir registrando la jornada cuando falla el sistema o no hay internet, sin incumplir el artículo 34.9 ET ni arriesgarte a una sanción de Inspección.
Qué hacer si se cae el sistema de fichaje: guía sin sanciones
Un corte de internet en la oficina, un fallo del proveedor o un tablet que se queda sin batería a media jornada. A cualquier empresa le puede pasar, y la pregunta que surge en ese momento es siempre la misma: ¿tengo que parar el fichaje o puedo seguir trabajando como si nada? Ninguna de las dos respuestas es correcta del todo.
La obligación de registrar la jornada no desaparece porque falle la tecnología. Pero la ley tampoco exige un sistema infalible: exige que la empresa garantice el registro diario, y eso incluye tener un plan para cuando algo se rompe. Esta guía explica qué dice exactamente la normativa, qué hacer durante la incidencia y cómo documentarla para que una caída puntual no se convierta en una sanción de la Inspección de Trabajo.
Lo que dice la ley: registro diario, no sistema concreto
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa a garantizar "el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora". La norma no impone una herramienta: el registro puede ser manual, analógico o digital, siempre que sea fiable, objetivo y accesible para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo, tal y como detalla la guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada.
Esto es clave para entender qué pasa cuando se cae el sistema: la ley no exige que nunca falle nada, exige que la empresa pueda demostrar el horario real de cada jornada, incluso si tiene que reconstruirlo por otra vía ese día en concreto.
Los registros deben conservarse durante 4 años y estar disponibles ante un requerimiento de Inspección. Un hueco sin explicación en esos registros se trata, a efectos prácticos, igual que si no hubiera registro: es la base de las sanciones que recoge la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), de 751 € a 7.500 € por infracción grave (art. 7.5).
¿Qué cuenta como "se cayó el sistema"?
No todas las caídas son iguales ni se gestionan igual. Antes de aplicar el protocolo, conviene identificar la causa:
| Causa de la incidencia | Qué suele pasar | Qué hacer |
|---|---|---|
| Corte de internet en el centro de trabajo | El dispositivo no puede sincronizar, pero puede seguir registrando en local | Si el sistema tiene modo sin conexión, dejar que siga fichando y sincronice al recuperar señal |
| Caída del proveedor (SaaS) | Ningún cliente puede fichar durante la incidencia, con o sin internet propio | Fichaje manual de respaldo + aviso al soporte del proveedor para pedir el parte de incidencia |
| Avería o batería agotada del dispositivo (tablet, lector NFC) | Afecta solo a ese punto de fichaje, no a toda la empresa | Fichaje manual temporal en ese puesto mientras se repara o sustituye el equipo |
| Apagón eléctrico | Afecta a dispositivos y, a veces, también al router | Registro manual en papel con hora exacta, firmado por el trabajador y su responsable |
| Olvido o error humano al fichar | No es una caída del sistema, es un fichaje incorrecto | Corrección documentada del registro, no un parte de incidencia |
Protocolo paso a paso durante la incidencia
- Anota la hora real en el momento, no de memoria al final del día. Un papel, una nota en el móvil o un correo interno con hora de inicio y fin de cada trabajador afectado sirve como registro provisional válido.
- Comunícalo a la plantilla afectada para que todos registren su hora por el mismo canal de respaldo mientras dure la incidencia, evitando criterios distintos entre trabajadores.
- Guarda evidencia de la caída: captura de pantalla del error, ticket abierto con el proveedor, aviso de la compañía eléctrica o de internet, o simplemente la hora en que se detectó y se resolvió el fallo.
- Vuelca los datos al sistema digital en cuanto se recupere el servicio, indicando que proceden del registro manual de contingencia. No los mezcles como si hubieran sido fichados con normalidad: la trazabilidad de que hubo una incidencia puntual es lo que te protege.
- Conserva el parte de incidencia junto al registro durante los mismos 4 años. Si Inspección pregunta por ese día concreto, la empresa debe poder mostrar tanto el dato como la explicación de por qué se tomó por una vía distinta a la habitual.
¿Es una excusa válida ante la Inspección de Trabajo?
Sí, siempre que sea puntual y esté documentada. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social valora si existe un sistema fiable y si la empresa actuó con diligencia ante el fallo, no si el sistema fue perfecto el 100% de los días. Una incidencia aislada, con registro manual de respaldo y evidencia del incidente, no equivale a "no tener registro horario".
El problema aparece cuando la caída se repite de forma sistemática, cuando no hay ningún rastro de lo ocurrido ese día, o cuando el patrón de "fallos" coincide siempre con los días de más horas extra. En ese escenario, la Inspección puede considerarlo un indicio de registro ficticio o de intención de ocultar horas realmente trabajadas, lo que agrava la sanción.
Cómo evitar que vuelva a pasar
- Elige un sistema que funcione sin conexión y sincronice automáticamente al recuperar la señal, para que un corte de internet en el centro no deje a la empresa sin registro ese día.
- Define por escrito el protocolo de contingencia (quién anota, dónde, cómo se vuelca después) y comunícalo a los responsables de cada sede antes de que ocurra, no durante la incidencia.
- Ten siempre una plantilla de respaldo en papel o Excel a mano en cada centro, aunque el día a día sea 100% digital.
- Revisa los históricos de incidencias del proveedor del software: si se repiten en la misma franja horaria o el mismo centro, es un problema a resolver, no una casualidad.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar si no hay conexión a internet en la empresa? Sí. La obligación de registrar la jornada (art. 34.9 ET) no depende de que haya internet. Si el sistema habitual no funciona, hay que registrar la hora por un medio alternativo (papel, nota interna) y volcarla al sistema digital en cuanto se pueda.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar por una caída puntual del sistema? No es una infracción del trabajador si queda claro que fue por un fallo técnico y no por negligencia. La empresa debe reconstruir esa hora con el dato más fiable disponible (testigos, horario habitual, correo, cámara de acceso) y dejarlo anotado como corrección, no como un hueco sin explicar.
¿Puede la empresa usar un cuaderno de fichajes en papel como respaldo? Sí, la ley permite el registro manual o analógico como sistema, también como respaldo puntual de uno digital. Lo importante es que sea fiable e invariable: con fecha, hora exacta y firma o validación del trabajador y de un responsable.
¿Sanciona la Inspección de Trabajo por una única caída del sistema de fichaje? Si la empresa puede demostrar la incidencia y que aplicó un registro de contingencia fiable, normalmente no se considera un incumplimiento. El riesgo de sanción aparece cuando no hay ningún registro alternativo, cuando las "caídas" se repiten o cuando coinciden sistemáticamente con jornadas de horas extra no reflejadas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de fichaje, incluidos los de contingencia? 4 años, a disposición del trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo, tal y como exige el artículo 34.9 ET.
Un sistema que no se queda "ciego" sin internet
La forma más sencilla de no tener que improvisar un protocolo de contingencia cada vez que falla la conexión es elegir una herramienta pensada para eso. QWorker, el software de control horario para empresas en España desarrollado por Evicron, permite fichar desde el móvil, la web o una tablet compartida con PIN o llavero NFC, y funciona sin conexión: el fichaje se guarda en el dispositivo y se sincroniza automáticamente en cuanto se recupera la señal, sin que el trabajador tenga que hacer nada distinto.
Si quieres revisar también cómo montar un registro de respaldo en Excel o entender qué sanciones aplica Inspección cuando el registro tiene huecos, tienes toda la base legal explicada en nuestro repaso al Real Decreto-ley 8/2019.
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