Registro horario en subcontratas: responsabilidad (art. 42 ET)
Cuando subcontratas obras o servicios, el registro horario de la contrata también es asunto tuyo. Qué exige el artículo 42 ET, hasta cuándo respondes solidariamente y cómo evitarlo.
Registro horario en subcontratas: responsabilidad de la empresa principal (art. 42 ET)
Si tu empresa subcontrata obras o servicios —una constructora que trae un equipo de instalaciones, una cadena que externaliza la limpieza de sus locales, una industria que contrata mantenimiento—, es fácil pensar que el registro horario de esos trabajadores es un problema exclusivo de la empresa contratista. No lo es. El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores impone a la empresa principal obligaciones concretas de comprobación, información y, en determinados supuestos, responsabilidad solidaria por lo que ocurra con esos trabajadores mientras están en tu centro.
En un contexto de Inspección de Trabajo cada vez más atenta al fraude en jornada y horas extra, entender qué te corresponde vigilar como empresa principal no es un ejercicio académico: puede ser la diferencia entre una sanción que asume solo tu contratista y una que te alcanza también a ti.
Qué dice el artículo 42 ET sobre subcontratación
El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores (texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2015) regula la subcontratación de obras y servicios correspondientes a la propia actividad. Se aplica cuando una empresa (la principal) encarga a otra (contratista, que a su vez puede subcontratar a una tercera) la ejecución de trabajos que forman parte de su actividad productiva habitual, no una compra puntual de un producto o servicio ajeno al negocio.
La norma impone tres tipos de obligaciones a la empresa principal:
- Comprobación previa: verificar que la contratista está al corriente de pago de sus cuotas a la Seguridad Social, solicitando por escrito una certificación negativa por descubiertos a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
- Información a los representantes legales de los trabajadores: sobre la identidad de la contratista, el número de trabajadores que ocupará en tu centro, el objeto y duración de la contrata, y las medidas de coordinación en prevención de riesgos laborales.
- Responsabilidad solidaria con la contratista y subcontratistas, en los términos y plazos que detallamos a continuación.
Por qué el registro horario de la contrata también es tu problema
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a cualquier empresa, sea principal, contratista o subcontratista, a llevar un registro horario diario de toda su plantilla. La contratista es la responsable directa de fichar a sus propios trabajadores. Pero si esos trabajadores prestan servicio dentro de tu centro de trabajo y la Inspección detecta horas extra no registradas, jornadas irregulares sin control o trabajadores sin dar de alta, la investigación no se detiene en la contratista: la Inspección revisa también qué comprobaciones hiciste tú como empresa principal antes y durante la contrata.
Un registro horario deficiente en una contrata suele ser, además, el primer síntoma que detecta un inspector de otros incumplimientos más graves: cotización insuficiente, jornadas por encima del máximo legal o incluso cesión ilegal de trabajadores. Por eso, vigilar que tus contratas cumplen el registro horario no es solo una cuestión de responsabilidad legal, sino una forma práctica de detectar riesgos antes de que se conviertan en sanción.
Responsabilidad solidaria: hasta cuándo respondes y por qué
La empresa principal no responde de forma indefinida ni por cualquier incumplimiento de su contratista. La ley fija plazos y materias concretas:
| Materia | Alcance de la responsabilidad solidaria | Plazo |
|---|---|---|
| Obligaciones de Seguridad Social (cuotas, cotización) | Solidaria con contratistas y subcontratistas, por las contraídas durante la vigencia de la contrata | 3 años siguientes a la finalización del encargo |
| Obligaciones salariales de los trabajadores de la contrata | Solidaria durante el año siguiente a la finalización del encargo | 1 año |
| Prevención de riesgos laborales | Solidaria mientras dure la contrata, si la infracción se produce en tu centro de trabajo | Durante la vigencia de la contrata |
| Comprobación de estar al corriente con la TGSS | Si pides la certificación y no te responden en 30 días naturales improrrogables, quedas exonerado de responsabilidad | Trámite previo al inicio de la contrata |
Esta tabla deja clara una idea central: pedir a tiempo la certificación de la TGSS te protege, pero no te exime de las obligaciones de información ni de la responsabilidad solidaria en materia salarial y de prevención mientras dure la contrata.
El libro registro cuando se comparte centro de trabajo
Cuando la empresa principal, la contratista y, en su caso, la subcontratista comparten de forma continuada un mismo centro de trabajo —el supuesto habitual en obra, en plantas industriales o en grandes superficies con limpieza y mantenimiento externalizados—, la empresa principal debe disponer de un libro registro que recoja la información de todas esas empresas: identidad, número de trabajadores ocupados y tareas que desempeñan en el centro. Ese libro debe estar a disposición de los representantes legales de los trabajadores de las distintas empresas.
No es un mero trámite burocrático: en una inspección, ese libro es la prueba de que la empresa principal ejerce un control razonable sobre quién trabaja en sus instalaciones y en qué condiciones, lo que incluye —de forma indirecta pero relevante— si esas personas están correctamente registradas y dadas de alta.
Qué información debes dar a los representantes de los trabajadores
Antes de que comience la prestación de servicios, la empresa principal debe informar por escrito a sus representantes legales de los trabajadores sobre:
- Nombre o razón social, domicilio y CIF de la empresa contratista o subcontratista.
- Objeto y duración prevista de la contrata.
- Lugar de ejecución de la contrata.
- Número de trabajadores que la contratista ocupará en tu centro de trabajo.
- Medidas previstas para la coordinación de actividades en materia de prevención de riesgos laborales.
Incumplir este deber de información está tipificado como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas que, según el grado, se mueven en la misma horquilla que otras infracciones graves en materia de registro horario: de 751 € a 7.500 € por infracción (a fecha de agosto de 2026).
Buenas prácticas para pymes que subcontratan
Si tu empresa trabaja habitualmente con contratas —muy común en construcción, limpieza, industria u hostelería con servicios externalizados—, estas medidas reducen tu exposición:
- Pide la certificación negativa de la TGSS por escrito antes de iniciar cualquier contrata, y guarda constancia de la fecha de solicitud y respuesta.
- Exige a tus contratistas evidencia de que registran la jornada de los trabajadores que envían a tu centro, especialmente si vas a compartir instalaciones de forma continuada.
- Mantén actualizado el libro registro cuando compartas centro de trabajo de forma continuada, y facilítalo a los representantes legales cuando lo soliciten.
- Formaliza la información a tus representantes legales antes de que empiece la contrata, con los datos que exige el artículo 42.4 ET, y guarda el justificante de entrega.
- No confundas subcontratación con cesión ilegal de trabajadores: si tu empresa dirige directamente a los trabajadores de la contratista, marca sus horarios o los integra en tu propia organización como si fueran plantilla propia, el riesgo cambia de naturaleza y de sanción.
- Revisa periódicamente, no solo al inicio de la contrata: los incumplimientos de una contratista pueden aparecer meses después de empezar a trabajar en tu centro.
Si tu actividad se reparte entre varias obras o centros con distintas contratas, organizar esto con hojas sueltas es la vía más rápida para perder el control; puedes ver cómo estructurarlo en nuestra guía de control horario para pequeñas empresas.
Cómo QWorker ayuda a mantener el registro horario en orden
QWorker, el software de control horario, vacaciones y nóminas para empresas en España desarrollado por Evicron, permite fichar desde el móvil (iOS/Android), la web o una tablet compartida con PIN de 4 dígitos o llavero NFC, funciona sin conexión y sincroniza al recuperar señal —muy útil en obra o en centros sin buena cobertura—, y organiza la plantilla por sede y equipo con geolocalización configurable por trabajador. Cada cambio en el registro queda auditado con autor, fecha y valor anterior y nuevo, exportable a CSV o PDF, lo que facilita acreditar ante la Inspección de Trabajo que tu propia plantilla, y la organización de tus equipos por centro, están correctamente documentadas.
Si gestionas trabajadores propios en centros compartidos con contratas —típico en construcción, limpieza o industria—, tener tu propio registro horario impecable es el primer paso para poder exigir lo mismo a quien subcontratas. Puedes probar QWorker gratis 14 días, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Soy responsable si mi contratista no registra bien la jornada de sus trabajadores? No de forma automática ni por cualquier incumplimiento, pero sí puedes verte alcanzado si esa deficiencia va ligada a impagos de Seguridad Social (responsabilidad solidaria 3 años), a impagos salariales (1 año) o a un incumplimiento en materia de prevención de riesgos laborales producido en tu propio centro de trabajo.
¿Qué pasa si pido la certificación de la TGSS y no me contestan? Si no recibes respuesta en 30 días naturales improrrogables desde la solicitud, quedas exonerado de la responsabilidad solidaria en materia de Seguridad Social relacionada con ese trámite. Por eso conviene guardar constancia escrita de la fecha de solicitud.
¿El libro registro es obligatorio para cualquier contrata? Solo cuando la empresa principal, la contratista y, en su caso, la subcontratista comparten de forma continuada el mismo centro de trabajo, no para contratas puntuales o de corta duración sin presencia estable en tus instalaciones.
¿Es lo mismo subcontratar que usar una ETT? No. La subcontratación del artículo 42 ET implica encargar una obra o servicio de tu propia actividad a otra empresa, que dirige y organiza a sus propios trabajadores. Ceder trabajadores de una ETT sigue un régimen distinto, regulado por la Ley 14/1994.
¿Qué diferencia hay entre subcontratación legal y cesión ilegal de trabajadores? La subcontratación es legal cuando la contratista mantiene su propia organización, dirige a sus trabajadores y asume el riesgo de la actividad contratada. Si en la práctica es la empresa principal quien da órdenes directas, fija horarios o integra a esos trabajadores como si fueran plantilla propia, puede tratarse de cesión ilegal de trabajadores, una figura distinta y con consecuencias más graves.