Formación de prevención de riesgos laborales: ¿cuenta como jornada y hay que ficharla?

Septiembre es el mes en que más pymes españolas imparten la formación anual en prevención de riesgos laborales (PRL): hay que dar de alta a quienes se incorporaron tras la campaña de verano, renovar cursos caducados y cumplir con el calendario que marca el servicio de prevención. Y cada año surge la misma duda en el departamento de RRHH: si un trabajador dedica dos horas a un curso de PRL, ¿esas dos horas son jornada laboral? ¿hay que ficharlas igual que el resto del día?

La respuesta tiene una base legal muy concreta desde 1995 y no ha cambiado con la reforma del registro horario que sigue en tramitación. En este artículo te explicamos qué dice la ley, qué ha resuelto la jurisprudencia sobre la formación fuera de horario y cómo registrarla en tu sistema de fichaje sin generar un problema de horas extra que no esperabas.

Qué dice la ley: artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales

El artículo 19.2 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales es explícito: la formación en materia preventiva debe impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo o, si eso no es posible, en otras horas, pero con el descuento en la jornada del tiempo invertido. Además, el coste de esa formación nunca puede recaer sobre el trabajador, ni en tiempo ni en dinero.

De ahí se derivan tres reglas que no admiten interpretación:

1. La formación PRL es tiempo de trabajo efectivo, se imparta dentro o fuera del horario habitual.
2. Si se imparte fuera de la jornada, la empresa debe descontar ese tiempo de otro momento de la jornada, o compensarlo como descanso equivalente.
3. Nunca es gratuita para el trabajador: ni la paga de su bolsillo ni la hace "gratis" en su tiempo libre sin compensación.

Esto no depende de que el curso sea presencial, online o en formato e-learning: la modalidad no cambia la naturaleza de la obligación. Los tribunales lo han dejado claro en varias resoluciones sobre formación online realizada fuera de horario sin compensar, donde se ha condenado a la empresa a abonar esas horas como si fueran trabajo efectivo.

Entonces, ¿hay que fichar la formación PRL?

Sí. Si la formación en prevención de riesgos laborales cuenta como jornada laboral, entra directamente dentro de la obligación general de registro diario de jornada del Real Decreto-ley 8/2019, que exige registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, sea cual sea la actividad que esté realizando dentro de ese tiempo.

Tratar la formación como un paréntesis "fuera de fichaje" es el error más habitual, y el que más problemas genera después: si un inspector revisa el registro y ve horas de formación no reflejadas, esas horas quedan sin cobertura documental, aunque la empresa sí las haya pagado o compensado por otra vía.

Formación dentro y fuera de jornada: cómo registrar cada caso

No todos los escenarios se resuelven igual en el fichaje. Esta tabla resume los más habituales:

Escenario	Qué exige la ley	Cómo reflejarlo en el registro horario
Curso PRL dentro del horario habitual	Se computa como jornada normal, sin nada especial que justificar	Fichaje continuo, sin marcar pausa; el sistema ya registra la jornada completa
Curso PRL fuera de jornada, compensado con descanso equivalente	Es lícito como distribución irregular de la jornada, siempre dentro del máximo anual	Registrar la sesión como jornada trabajada ese día y anotar el descanso compensatorio disfrutado
Curso PRL fuera de jornada, sin compensar	Incumplimiento: la empresa debe abonar o compensar ese tiempo como trabajo efectivo	Registrar igualmente las horas de formación; si no se compensan, se acumulan como horas extra
Formación online / autoformación a ritmo del trabajador	Cuenta igual como tiempo de trabajo si es obligatoria	Registrar el tiempo real dedicado, no solo la fecha de "curso completado"
Formación impartida por el servicio de prevención ajeno en horario distinto al habitual	Misma regla que el resto: dentro de jornada o con descuento/compensación	El servicio de prevención debe comunicar el horario exacto para poder registrarlo

El punto común en los cuatro primeros casos es que la formación siempre deja rastro en el registro horario, aunque se imparta un sábado o de forma asíncrona. Lo único que cambia es si ese tiempo se suma a la jornada ordinaria o se convierte en horas extra o compensables.

Qué ha dicho la jurisprudencia sobre la formación fuera de horario

Los tribunales han abordado esta cuestión desde dos ángulos distintos, y conviene no confundirlos:

• Compensación con descanso equivalente: cuando la empresa forma fuera de jornada y compensa ese tiempo con descanso equivalente sin superar la jornada máxima anual, los tribunales lo han admitido como un supuesto de distribución irregular de la jornada, siempre que esté correctamente pactado y documentado.
• Formación sin compensar: cuando la empresa exige un curso obligatorio (incluida formación PRL) fuera de horario y no lo compensa de ninguna forma, la resolución habitual es condenar a la empresa a abonar esas horas como tiempo de trabajo efectivo, tanto si el curso es presencial como si es un módulo online.

La conclusión práctica para una pyme es sencilla: puedes programar formación fuera del horario habitual, pero solo si compensas ese tiempo de forma clara y lo puedes demostrar. Sin registro horario que respalde esa compensación, la empresa asume todo el riesgo en una eventual reclamación.

Qué arriesga tu empresa si no lo registra bien

No fichar las horas de formación PRL no es una infracción distinta ni separada de las que ya conoces: se convierte en una incidencia dentro de tu obligación general de registro horario. Los riesgos concretos son:

• Reclamación de horas extra: si la formación fuera de jornada no aparece registrada ni compensada, el trabajador puede reclamarla como horas extra no abonadas, con la carga de la prueba favoreciendo a quien sí puede acreditar indicios de la sesión (convocatoria, certificado del curso, correo del servicio de prevención). Puedes ver cómo se calculan y documentan en nuestra guía sobre cómo calcular las horas extra.
• Sanción por registro horario incompleto: si Inspección de Trabajo detecta que el registro de jornada no reflejaba el tiempo real trabajado (incluida la formación), puede considerarlo un registro defectuario y sancionable como el resto de incumplimientos del RD-ley 8/2019.
• Doble incidencia en sectores de alto riesgo: en construcción, industria o logística, la formación PRL es más frecuente y más extensa (cursos de 20 horas para el sector de la construcción, por ejemplo), lo que multiplica el impacto de no registrarla bien. Si gestionas equipos en obra, nuestra página de control horario para construcción explica cómo cubrir jornadas partidas, desplazamientos y formación en un mismo registro.

Cómo organizarlo sin líos en la práctica

La forma más simple de evitar el problema es tratar la formación PRL como lo que es: jornada laboral. Eso significa:

1. Comunicar la sesión con antelación (fecha, horario, duración) para poder planificarla dentro del cuadrante habitual siempre que sea posible.
2. Registrar el inicio y fin real de la sesión en el sistema de fichaje, igual que cualquier otro tramo de jornada, incluida la formación online con horario fijo.
3. Si la formación cae fuera del horario habitual, dejar constancia expresa de la compensación (descanso equivalente, día concreto) en el propio registro, no solo en un acuerdo verbal.
4. Conservar el certificado o la convocatoria del curso junto al registro horario: si Inspección pide justificación, ambos documentos juntos acreditan que la jornada formativa fue real y estaba cubierta.

Un sistema de fichaje que permita registrar tramos con distinta naturaleza (jornada ordinaria, formación, guardia) y que deje un histórico auditable de cualquier ajuste facilita mucho este punto, especialmente si tu empresa reparte formación PRL en varios turnos o sedes a la vez. Si gestionas varios centros, te puede interesar también revisar tu control horario para pymes.

Preguntas frecuentes

¿La formación de prevención de riesgos laborales cuenta siempre como jornada laboral? Sí, cuando es obligatoria y la impone la empresa (directamente o a través del servicio de prevención). El artículo 19.2 de la Ley 31/1995 lo establece con independencia de que se imparta dentro o fuera del horario habitual.

¿Puedo obligar a un trabajador a hacer el curso de PRL en su casa, fuera de horario, sin compensarlo? No. Si el curso se realiza fuera de la jornada habitual, la empresa debe descontar ese tiempo de otro momento de la jornada o compensarlo como descanso equivalente. Si no lo hace, la jurisprudencia ha condenado a abonar esas horas como tiempo de trabajo efectivo.

¿Cómo registro en el fichaje una formación PRL de un sábado que se compensa con un día libre? Registra la sesión como jornada trabajada ese sábado (hora de inicio y fin reales) y anota en el propio sistema, o en un documento asociado, el día de descanso compensatorio disfrutado. Así queda constancia de ambos extremos ante una eventual revisión.

¿Qué pasa si la formación es un curso online que el trabajador hace "cuando puede" durante la semana? Sigue contando como tiempo de trabajo si es obligatoria, y debe registrarse el tiempo real dedicado, no solo la fecha en la que el sistema marca el curso como completado. Es buena práctica fijar una franja concreta para realizarlo, precisamente para poder ficharlo con claridad.

¿Esto cambia con la reforma del registro horario digital que está en tramitación? No. La obligación de fichar la formación PRL como jornada viene del artículo 19.2 de la Ley 31/1995 y de la obligación general de registro horario vigente desde 2019; no depende de que se apruebe o no el nuevo Real Decreto de registro horario digital, que endurecerá el formato del registro pero no esta regla de fondo.

Si tu empresa reparte formación PRL entre turnos, sedes o trabajadores con horarios distintos, un sistema de fichaje que registre cada tramo con claridad te ahorra dolores de cabeza en la próxima inspección. QWorker, el software de control horario, vacaciones y nóminas para empresas en España desarrollado por Evicron, permite fichar desde el móvil, la web o una tablet compartida, con turnos partidos y un histórico completo y exportable de cada cambio. Prueba QWorker gratis 14 días, sin tarjeta.