Registro horario de becarios en prácticas: ¿es obligatorio fichar?
¿Tienen que fichar los becarios en prácticas? Aclaramos qué dice la ley según el tipo de práctica y por qué conviene registrar su jornada aunque no sea obligatorio.
Registro horario de becarios en prácticas: ¿es obligatorio fichar?
Septiembre es el mes en el que más pymes y gestorías incorporan becarios: empieza el curso académico, arrancan los convenios de prácticas universitarias y muchas empresas contratan a jóvenes recién titulados con su primer contrato en prácticas. Y cada año se repite la misma duda en RRHH: si el becario no cobra salario o no tiene contrato laboral, ¿tiene que fichar igual que el resto de la plantilla?
La respuesta corta es que depende del tipo de práctica. La ley no trata igual a un estudiante en prácticas curriculares, a un joven en prácticas no laborales del SEPE y a un trabajador con contrato en prácticas. Aquí te explicamos qué exige la normativa a cada colectivo y, sobre todo, por qué te conviene llevar un registro de horas incluso cuando la ley no te obliga a ello.
Los tres tipos de "becario" y su relación jurídica
No todos los becarios son iguales ante la ley, y esa diferencia es la que determina si aplica o no el registro horario obligatorio del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RD-Ley 8/2019).
- Prácticas académicas curriculares y extracurriculares: estudiantes universitarios o de FP que hacen prácticas como parte de su formación, reguladas por el centro educativo (Real Decreto 592/2014 para las universitarias). No existe contrato laboral ni relación de alta dirección: es una relación formativa entre el estudiante, el centro y la empresa.
- Prácticas no laborales: jóvenes desempleados, normalmente sin experiencia previa, que firman un acuerdo de prácticas con la empresa a través del Servicio Público de Empleo, regulado por el Real Decreto 1543/2011. Tampoco es un contrato de trabajo, aunque sí puede llevar retribución en forma de beca.
- Contrato en prácticas: es un contrato laboral de verdad, regulado en el artículo 11.1 del Estatuto de los Trabajadores, pensado para quienes tienen una titulación reciente. Aquí sí hay alta en la Seguridad Social como trabajador y una relación laboral plena.
Esta distinción es la clave de todo el artículo, porque cambia por completo las obligaciones de la empresa.
¿Aplica el registro horario del RD-Ley 8/2019?
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a registrar la jornada de las personas trabajadoras por cuenta ajena. Los becarios en prácticas curriculares y en prácticas no laborales (RD 1543/2011) no tienen esa condición: no hay contrato de trabajo, así que, en sentido estricto, no están dentro del ámbito de aplicación de la obligación legal de fichaje.
El contrato en prácticas es distinto: al ser un contrato laboral ordinario, el trabajador sí debe fichar exactamente igual que cualquier otro empleado, con el mismo registro de hora de inicio y fin de jornada que exige la ley a fecha de agosto de 2026.
| Tipo de práctica | Norma aplicable | ¿Es relación laboral? | ¿Fichaje obligatorio (RD-Ley 8/2019)? | ¿Cotiza a la Seguridad Social? |
|---|---|---|---|---|
| Prácticas curriculares/extracurriculares | RD 592/2014 (universitarias) | No | No | Sí, desde el 1 de enero de 2024 |
| Prácticas no laborales | RD 1543/2011 | No (acuerdo formativo) | No | Sí, desde el 1 de enero de 2024 |
| Contrato en prácticas | Art. 11.1 ET | Sí | Sí | Sí, como cualquier trabajador |
Por qué conviene registrar la jornada aunque no sea obligatorio
Que la ley no exija fichar a un becario en prácticas curriculares o no laborales no significa que a la empresa le convenga prescindir del control horario. Hay tres razones prácticas:
- El acuerdo de prácticas fija un horario y una jornada máxima. Tanto el RD 1543/2011 como los convenios de prácticas universitarias limitan la duración diaria y semanal de la práctica, y su compatibilidad con la formación del estudiante. Sin un registro, no hay forma de demostrar que se ha respetado ese límite si el centro educativo o el propio becario lo cuestionan.
- Evita que la práctica se convierta en una relación laboral encubierta. Si un "becario" trabaja de forma indistinguible de un empleado —mismo horario que la plantilla, mismas tareas, sin supervisión formativa real—, la Inspección de Trabajo puede reclasificar la relación como laboral, con efectos retroactivos en cotizaciones y con el riesgo de sanción por fraude en la contratación. Tener registrada la jornada real del becario, y que esa jornada encaje con el plan formativo pactado, es una prueba de que la práctica es lo que dice ser.
- Simplifica la gestión si luego se convierte en contrato en prácticas. Es habitual que una beca termine en una incorporación laboral. Si ya tienes al becario dado de alta en tu sistema de fichaje, activar el registro horario obligatorio del nuevo contrato es inmediato, sin tener que montar el proceso desde cero en pleno periodo de prueba.
La cotización desde 2024 cambia el contexto
Desde el 1 de enero de 2024, y en virtud del Real Decreto-ley 2/2023, todas las personas que realizan prácticas formativas —remuneradas o no— deben estar de alta y cotizar a la Seguridad Social, con una cuota reducida a cargo de la empresa. Esto no convierte la práctica en un contrato laboral ni activa por sí solo la obligación de fichaje que fija el Real Decreto-ley 8/2019, pero sí ha hecho que muchas gestorías empiecen a tratar a los becarios con el mismo nivel de control documental que a la plantilla: alta correcta, jornada acorde al acuerdo firmado y trazabilidad de las horas realizadas.
Riesgos si no diferencias bien las figuras
El error más frecuente en pymes pequeñas es usar la etiqueta "becario" para cualquier joven que se incorpora, sin comprobar si en realidad cumple los requisitos de una beca no laboral o si, por las funciones que desempeña, ya es un trabajador de facto. Algunos indicios que la Inspección de Trabajo valora para detectar una relación laboral encubierta:
- El becario sustituye a un puesto de trabajo estructural, no apoya una formación tutorizada.
- No hay tutor ni plan formativo real, solo tareas productivas ordinarias.
- El horario y las funciones son indistinguibles de los de un empleado con contrato.
- La duración se prolonga muy por encima de lo habitual en una práctica.
Si la relación se reclasifica como laboral, las consecuencias incluyen el alta retroactiva como trabajador, las diferencias de cotización y, potencialmente, sanciones por infracción en materia de relaciones laborales, además de las derivadas de no haber llevado el registro horario que sí exige un contrato de trabajo. Puedes ver el detalle de las cuantías en nuestro artículo sobre las sanciones por no llevar registro horario.
Cómo gestionarlo en la práctica
Para una pyme o una gestoría que lleva la nómina de varios clientes, la forma más simple de evitar dudas es tratar a todos los becarios —tengan o no obligación legal de fichar— igual que al resto de la plantilla dentro del sistema de control horario. En QWorker puedes dar de alta a un becario como un trabajador más, asignarle su sede y equipo, y dejar que registre su jornada desde el móvil o desde una tablet compartida con PIN, exactamente igual que el resto del equipo. Así tienes trazabilidad completa desde el primer día, sin tener que activar procesos distintos si la práctica termina convirtiéndose en un contrato en prácticas.
Si gestionas el control horario de varias empresas cliente, incluidas sus incorporaciones de becarios en la campaña de septiembre, en nuestra página para gestorías explicamos cómo organizarlo por empresa, sede y equipo desde una sola cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Un becario en prácticas curriculares tiene que fichar por ley? No. Si la práctica es curricular o extracurricular (RD 592/2014) o no laboral (RD 1543/2011), no existe relación laboral y no aplica la obligación de registro horario del RD-Ley 8/2019. Sí es recomendable llevar un control de horas para justificar el cumplimiento del acuerdo formativo.
¿Y si el becario tiene contrato en prácticas? Sí, en ese caso hay un contrato laboral ordinario (art. 11.1 ET) y el trabajador debe fichar igual que cualquier otro empleado de la empresa.
¿Desde cuándo cotizan los becarios a la Seguridad Social? Desde el 1 de enero de 2024, todas las prácticas formativas, remuneradas o no, requieren alta y cotización, conforme al Real Decreto-ley 2/2023.
¿Puede la Inspección de Trabajo reclasificar a un becario como trabajador? Sí. Si las funciones, el horario y la falta de tutela formativa evidencian una relación laboral encubierta, la Inspección puede exigir el alta retroactiva como trabajador y aplicar las sanciones correspondientes por incumplimientos asociados, incluido el registro horario no llevado.
¿Tiene sentido usar el mismo software de fichaje para becarios y empleados? Sí. Aunque la ley no siempre lo exija, mantener a becarios y plantilla en el mismo sistema evita errores de gestión, facilita la transición si la práctica se convierte en contrato y deja constancia de las horas reales realizadas ante cualquier duda del centro educativo, del SEPE o de la Inspección.
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