Registro horario de directivos y mandos intermedios: ¿quién ficha?
Muchas pymes creen que los jefes no tienen que fichar. La ley solo exime al personal de alta dirección: mandos intermedios y cargos de confianza sí deben registrar su jornada.
Registro horario de directivos y mandos intermedios: ¿quién ficha?
"Yo soy el jefe, no tengo que fichar." Es una de las frases que más se repite en las pymes españolas cuando se habla de control horario, y en la mayoría de los casos es incorrecta. El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a registrar la jornada de toda persona trabajadora, y la excepción real —el personal de alta dirección— es mucho más estrecha de lo que cree la mayoría de gerentes y responsables de RRHH.
A fecha de agosto de 2026, el marco vigente sigue siendo el del RD-Ley 8/2019: la reforma que obligará a usar sistemas digitales con trazabilidad para todos sigue sin publicarse en el BOE, tras el acuerdo de julio entre los ministerios de Trabajo y Economía de retomar su tramitación en septiembre. Eso no cambia la obligación de fondo: hoy, ya, hay que registrar el inicio y fin de jornada de cada trabajador, incluidos jefes de equipo, encargados y mandos intermedios.
En este artículo aclaramos quién está realmente exento, quién no lo está aunque lo parezca, y qué errores cometen más a menudo las pymes con este colectivo.
La única excepción real: el personal de alta dirección
La ley excluye del registro horario a un grupo muy concreto: el personal de alta dirección regulado en el artículo 2.1.a) del Estatuto de los Trabajadores y desarrollado en el Real Decreto 1382/1985. No basta con tener un cargo directivo o un título rimbombante en la tarjeta de visita: para entrar en esta categoría hace falta cumplir dos requisitos a la vez:
- Poderes inherentes a la titularidad de la empresa. La persona ejerce funciones de máxima responsabilidad, con autonomía y plena confianza, relativas a los objetivos generales de la compañía (no de un departamento o una tienda).
- Contrato de alta dirección formalizado al amparo del RD 1382/1985, distinto de un contrato laboral ordinario, normalmente reservado a consejeros delegados, directores generales o gerentes con poderes notariales amplios.
Esta figura queda fuera de los límites de jornada máxima que fija el Estatuto de los Trabajadores, y por eso la doctrina y la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo la excluyen también de la obligación de registrar la jornada: no tiene sentido registrar un límite horario que, legalmente, no existe para este colectivo.
Mandos intermedios y "cargos de confianza": sí deben fichar
Aquí está el error más habitual. Un jefe de tienda, un encargado de obra, un responsable de departamento, un director comercial con contrato laboral ordinario o cualquier "cargo de confianza" que no tenga un contrato de alta dirección conforme al RD 1382/1985 sigue siendo, a todos los efectos, un trabajador por cuenta ajena sometido al Estatuto de los Trabajadores. Y eso significa una cosa: debe fichar como cualquier otro empleado.
Ni el nombre del puesto, ni el nivel salarial, ni la confianza que la empresa deposite en la persona cambian esta obligación. Lo único que la ley reconoce es una figura intermedia: los trabajadores con un régimen pactado de libre disposición horaria (habitual en comerciales, consultores o puestos con gran autonomía de agenda). Para ellos, el criterio es claro:
- Su jornada diaria sí debe registrarse, igual que la de cualquier trabajador.
- El pacto de disponibilidad horaria no exime del registro; solo sirve para acreditar y justificar que las horas de más que puedan resultar del registro ya están compensadas en su retribución o condiciones pactadas.
- El pacto debe constar por escrito (contrato o acuerdo individual), no puede presumirse ni aplicarse de forma unilateral por la empresa.
De hecho, el Tribunal Supremo ya validó en su sentencia de 18 de enero de 2023 que una empresa exigiera a toda su plantilla, sin excepciones de rango, registrar diariamente hora de entrada, hora de salida y horas trabajadas a través de una aplicación. La sentencia respalda precisamente lo contrario de la creencia extendida: cuanta más responsabilidad, más importante es dejar constancia objetiva de la jornada, no menos.
Tabla: quién ficha y quién no en la empresa
| Puesto | ¿Debe registrar jornada? | Motivo |
|---|---|---|
| Consejero delegado o director general con contrato de alta dirección (RD 1382/1985) | No | Excluido por el art. 2.1.a) ET; sin límite legal de jornada |
| Socio-administrador sin relación laboral (solo cargo mercantil) | No aplica | No tiene la condición de trabajador por cuenta ajena |
| Socio que además trabaja en la empresa con contrato laboral | Sí | Mantiene una relación laboral ordinaria sujeta al ET |
| Director de departamento, tienda u obra con contrato ordinario | Sí | No es alta dirección aunque tenga ese título |
| Mando intermedio o encargado de equipo | Sí | Trabajador por cuenta ajena sin excepción legal |
| Comercial o consultor con libre disposición horaria pactada | Sí | El pacto justifica horas, no exime del registro |
| Persona en teletrabajo, cualquiera que sea su nivel | Sí | Misma obligación que el trabajo presencial |
Errores frecuentes que cometen las pymes con este colectivo
- Confundir "cargo de confianza" con alta dirección. Son conceptos distintos: uno es una etiqueta interna, el otro exige un contrato formal al amparo del RD 1382/1985.
- No fichar a los socios que también trabajan. Si una persona tiene participación en la empresa pero también un contrato laboral por su trabajo diario, ese contrato sí genera obligación de registro.
- Pensar que un sueldo alto exime del registro. La retribución no es un criterio legal de exclusión; solo lo son la naturaleza del contrato y las funciones reales.
- Aplicar el registro "a ojo" a los mandos, sin firma ni auditoría. Un registro sin trazabilidad de quién lo modificó y cuándo tiene el mismo valor probatorio que no tener registro, especialmente si acaba en una demanda por horas extra.
- Redactar mal el pacto de disponibilidad horaria. Si no está firmado y detallado, no sirve para justificar nada ante Inspección de Trabajo ni ante un juzgado de lo social.
Qué pasa si no registras la jornada de un directivo o mando intermedio
No hay excepciones "por rango" en las consecuencias del incumplimiento. Si Inspección de Trabajo detecta que un mando intermedio, jefe de equipo o director de departamento no tiene registro de jornada, la empresa se enfrenta a la misma infracción grave que si el afectado fuera cualquier otro trabajador: de 751 € a 7.500 € por infracción, según el artículo 7.5 de la LISOS. Puedes revisar el detalle completo de esta escala en nuestro artículo sobre las sanciones por no llevar registro horario.
Además, en un conflicto por horas extra, la falta de registro de un mando —que suele ser precisamente quien más horas de más acumula— juega en contra de la empresa: los tribunales tienden a dar por buena la versión del trabajador cuando no existe un registro fiable que la contradiga.
Cómo aplicarlo bien con un sistema de control horario
La forma más segura de evitar estos errores es tratar el registro horario como una política única para toda la organización, sin excepciones manuales caso a caso:
- Registra a todo el mundo por defecto, salvo a quien tenga un contrato de alta dirección formalizado y documentado.
- Documenta por escrito cualquier pacto de disponibilidad horaria antes de aplicarlo, y guárdalo junto al expediente del trabajador.
- Usa un sistema con auditoría de cambios, que deje constancia de quién modificó un fichaje, cuándo y qué valor había antes y después: es lo que pide Inspección de Trabajo ante cualquier duda.
- Revisa el criterio con tu asesoría laboral en casos límite, como socios con doble vínculo o directores con poderes amplios pero sin contrato de alta dirección.
Si tu empresa todavía gestiona esto con hojas de cálculo, nuestra plantilla Excel de control horario que cumple la ley es un buen punto de partida antes de dar el salto a un sistema digital, y en nuestra guía de control horario para pequeñas empresas explicamos cómo implantarlo sin fricción con equipos pequeños donde todos, incluido el gerente, llevan varios sombreros a la vez. Puedes repasar también las obligaciones generales que marca el Real Decreto-ley 8/2019 si necesitas el marco completo.
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Preguntas frecuentes
¿El gerente de una pyme tiene que fichar? Depende de su vínculo jurídico con la empresa. Si es un administrador societario sin relación laboral, la obligación de registro no le aplica porque no tiene la condición de trabajador. Si además mantiene un contrato laboral ordinario por su trabajo diario, sí debe registrar su jornada como cualquier otro empleado, salvo que tenga formalizado un contrato de alta dirección conforme al RD 1382/1985.
¿Qué es exactamente el "personal de alta dirección"? Es la persona con un contrato específico regulado por el Real Decreto 1382/1985, que ejerce poderes propios de la titularidad de la empresa con autonomía plena sobre sus objetivos generales. No basta con un título de "director" o "directora": hace falta ese contrato formal y ese nivel real de responsabilidad sobre toda la compañía, no sobre un departamento o centro concreto.
¿Se puede pactar que un mando intermedio no registre su jornada a cambio de más sueldo? No. El registro de jornada es una obligación legal que no puede eliminarse por acuerdo entre empresa y trabajador, salvo que la persona sea, jurídicamente, personal de alta dirección. Lo que sí se puede pactar es un régimen de libre disposición horaria, que no exime del registro pero permite justificar horas de más con la retribución acordada.
¿Qué sanción hay si no se registra la jornada de un directivo o encargado? La misma que para cualquier otro trabajador: una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por infracción. No existe una escala distinta ni más benévola en función del rango del puesto.
¿Los socios que también trabajan en la empresa deben fichar? Si su relación con la empresa se limita al cargo mercantil (administrador, consejero), no. Si además desempeñan un trabajo diario retribuido bajo un contrato laboral, esa parte de la relación sí genera obligación de registro horario, igual que para cualquier otro empleado.