Quién puede ver el registro horario de un trabajador: límites

Muchas pymes instalan un sistema de registro horario pensando solo en cumplir el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y la duda llega después, cuando el sistema ya está en marcha: ¿puede un encargado de equipo ver el fichaje de toda la plantilla? ¿Puede el comité de empresa pedir los registros de un trabajador concreto? ¿Puede un compañero consultar la hora de salida de otro? El registro horario contiene datos personales, y no todo el que trabaja en la empresa tiene derecho a verlo. Este artículo repasa qué dice la ley sobre el acceso al registro horario, qué límites impone la protección de datos y cómo organizarlo correctamente en una empresa pequeña o mediana.

Quién tiene derecho legal a ver el registro horario

El artículo 34.9 ET, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a conservar el registro horario y a tenerlo a disposición de tres sujetos concretos, ni uno más:

• El propio trabajador, respecto de su propio registro.
• Sus representantes legales (comité de empresa o delegados de personal), en los términos que se acuerden en la empresa.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en cualquier momento y sin necesidad de autorización previa.

La guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada confirma este reparto y añade un matiz importante: la forma concreta de organizar y documentar el registro —qué sistema se usa, cómo se consulta, qué soporte tiene— se fija por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Es decir, la ley dice quién tiene derecho a acceder, pero el cómo se organiza ese acceso puede (y conviene) pactarse.

El Criterio Técnico 101/2019 de la propia Inspección de Trabajo interpreta además que el verbo «garantizará» del artículo 34.9 ET impone una obligación de resultado, no una facultad discrecional de la empresa: si el sistema no permite realmente que estos tres sujetos consulten el registro cuando corresponde, la obligación se incumple aunque exista un fichaje.

¿Puede mi jefe ver mi registro horario en cualquier momento?

Dentro de la empresa, sí existe un responsable del tratamiento de esos datos —normalmente la dirección o el departamento de RRHH— que necesita acceso para cumplir la obligación legal, calcular nóminas o gestionar incidencias. Pero eso no significa que cualquier mando intermedio, de cualquier sede o equipo, tenga que ver los fichajes de toda la plantilla. El principio de minimización de datos, recogido en el RGPD, exige limitar el acceso a quien lo necesita para su función: el responsable de una sede puede necesitar ver los fichajes de su equipo, pero no tiene por qué ver los de otra sede con la que no tiene relación.

Lo que la empresa no puede hacer con los datos del registro horario

La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales fija varios límites que conviene tener presentes:

• Finalidad limitada. Los datos del registro horario se recogen para cumplir la obligación de control de jornada y las gestiones conexas razonables (nóminas, control de absentismo). No pueden reutilizarse para una finalidad distinta sin informar antes al trabajador.
• Geolocalización proporcionada. Si el sistema de fichaje incluye geolocalización, debe respetar los principios de necesidad, proporcionalidad e intervención mínima: la AEPD desaconseja la localización continua durante toda la jornada cuando no está claramente justificada por el puesto.
• Conservación limitada en el tiempo. El registro horario debe conservarse cuatro años, el mismo plazo que marca el artículo 34.9 ET, y no indefinidamente «por si acaso».
• Deber de información. El trabajador debe conocer, desde el primer día, qué datos se recogen, con qué sistema y quién puede acceder a ellos. Esto suele incorporarse a la cláusula informativa del contrato o a la política de privacidad interna.

Además, con independencia del acceso que ya le da el artículo 34.9 ET, cualquier trabajador puede ejercer su derecho de acceso RGPD y pedir una copia de sus propios datos en cualquier momento, incluso tras dejar la empresa, mientras el registro siga conservado dentro del plazo legal.

Quién puede ver qué: resumen

Quién	Qué puede ver	Base legal
El propio trabajador	Su propio registro horario	Art. 34.9 ET y derecho de acceso RGPD
Representantes legales (comité, delegados)	El registro, en los términos acordados en la empresa	Art. 34.9 ET y Criterio Técnico 101/2019 ITSS
Inspección de Trabajo	Todo el registro, en cualquier momento	Art. 34.9 ET
Un mando con responsabilidad sobre ese equipo	Los fichajes del equipo o sede que gestiona	Principio de minimización, RGPD
Un compañero sin rol de RRHH ni de representación	Nada, salvo su propio registro	RGPD, principio de confidencialidad

Cómo organizarlo bien en la práctica

Para una pyme, cumplir esto no exige un desarrollo complejo, sino tres decisiones claras:

1. Permisos por rol en el propio sistema de fichaje, no en hojas de Excel compartidas sin control: cada trabajador ve lo suyo, cada responsable ve su sede o equipo, y solo administración ve el conjunto.
2. Un canal formal de consulta con la representación legal, aunque sea una reunión breve al implantar el sistema, para dejar documentado cómo accederán si existen delegados o comité.
3. Auditoría de quién consulta o modifica cada registro, con fecha y autor, para poder demostrar ante una Inspección o una reclamación que el acceso ha sido el correcto.

Sanciones: dos frentes distintos

No llevar registro horario, o llevarlo de forma que no permita el acceso a quien tiene derecho, es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 € a 7.500 € por infracción. Puedes ver casos concretos en nuestro artículo sobre sanciones por no registrar la jornada. Pero usar mal esos datos —dar acceso a quien no corresponde, reutilizarlos para otra finalidad o no informar al trabajador— es una cuestión distinta que corresponde al RGPD y puede ser sancionada por la AEPD de forma independiente a la sanción laboral, con cuantías que en las infracciones más graves pueden alcanzar varios millones de euros según el caso.

Cómo lo resuelve QWorker

QWorker es el software de control horario, vacaciones y nóminas para empresas en España, sin límite de trabajadores ni sedes, desarrollado por Evicron. La estructura empresa → sede → equipo → trabajador permite dar acceso solo a lo que corresponde a cada rol: un trabajador ve únicamente su propio fichaje desde el móvil o la web, mientras que un responsable de sede o equipo ve solo su ámbito. Todo el histórico queda con auditoría completa de cambios —autor, fecha, valor anterior y nuevo— y es exportable a CSV o PDF en caso de que lo solicite la Inspección de Trabajo o un trabajador. La geolocalización es configurable por sede, equipo o trabajador, con radio ajustable, para aplicarla solo donde esté justificada y no como vigilancia permanente.

Si quieres revisar cómo funciona la geolocalización configurable, puedes ver el detalle en control horario con geolocalización. Y si todavía no tienes claro qué exige exactamente la norma de base, repásalo en nuestro artículo sobre el Real Decreto-ley 8/2019 y el registro horario obligatorio.

Preguntas frecuentes

¿Puede mi empresa darme acceso solo a mi propio fichaje y no al de mis compañeros? Sí, y es lo recomendable. El artículo 34.9 ET exige que el trabajador tenga acceso a su propio registro; no exige, ni permite sin justificación, que vea el de otros compañeros con los que no tiene relación de responsabilidad.

¿El comité de empresa puede pedir ver los fichajes de un trabajador en concreto, sin su permiso? El acceso de la representación legal se ejerce en los términos que se acuerden en la empresa, normalmente sobre el registro organizado de la plantilla, no como una consulta libre de fichajes individuales sin cauce. Conviene dejarlo documentado en el acuerdo de implantación del sistema.

¿Cuánto tiempo guarda la empresa mi registro horario? Cuatro años, el mismo plazo que fija el artículo 34.9 ET para la conservación del registro horario, de acuerdo con el Real Decreto-ley 8/2019.

¿Puedo pedir una copia de mi registro horario aunque ya no trabaje en esa empresa? Sí. Mientras el registro siga dentro del plazo legal de conservación, puedes ejercer tu derecho de acceso RGPD y solicitar una copia de tus propios datos, aunque la relación laboral haya terminado.

¿Puede la empresa usar la geolocalización del fichaje para controlar otras cosas, como mis desplazamientos fuera de la jornada? No. La AEPD exige que la geolocalización en el ámbito laboral respete los principios de necesidad, proporcionalidad e intervención mínima, limitada a la finalidad del control horario y dentro de la jornada, no como vigilancia continua del trabajador.

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